In februari 2016 kwam het Nederlands Kenniscentrum in contact met Kees Riesebos die in opdracht van Graafstra Mechanisatie uit Oosterwolde op zoek was naar informatie over geschikte ERP software voor dit bedrijf. Het nieuwe ERP systeem zou over een groot aantal functies moeten beschikken en ook dit keer was een brachespecifieke oplossing noodzakelijk. Zowel de administratie als voorraadbeheer en de aftersales moesten plaats krijgen binnen de software. Een zwaar ERP systeem dus, maar als het even kon wel gebruiksvriendelijk. Binnen Graafstra bestonden er nog een aantal ‘starre’ automatiserings-problemen die definitief opgelost moesten worden.
Over Graafstra Mechanisatie
Graafstra Mechanisatie produceert machines voor onder andere de bollenteelt en is ook specialist in geveltechniek en staalconstructies. Het bedrijf richt zich op een brede markt, van landbouwmechanisatie en bollenmechanisatie tot de staalbouw. De machines van Graafstra worden geëxporteerd naar landen over de hele wereld en in de staalafdeling worden naast de constructies voor gebouwen, ook stalen ramen en deuren gemaakt voorzien van een brandcertificaat. In de winkel van Graafstra verkoopt men alles op het gebied van stal-, erf- en tuingereedschap zoals tractoronderdelen en gemotoriseerde grasmaaiers. In principe zou het nieuw in te voeren ERP systeem informatie moeten verwerken van de drie kenmerkende afdelingen te weten: de machinebouw, de reparatiewerkplaats én de winkel met distributiefunctie.
Technische eisen voor het nieuwe ERP systeem
Binnen Graafstra waren er een aantal praktische problemen. De bestaande software van Bever Automatisering liet het niet toe om met meerdere gebruikers in te loggen en ook de financiële overzichten binnen dit systeem lieten te wensen over. Wilde men tegelijkertijd een wijziging binnen het systeem verrichten aan de voorraadzijde en was men tegelijkertijd met de administratie bezig, dan liep het systeem vast. Het nieuw in te voeren ERP systeem zou ook gelijk de mogelijkheid moeten hebben om tekeningen, materiaaloverzichten en onderhoudscontracten te kunnen huisvesten. De software moest alle informatie kunnen verwerken aangaande het offertetraject, de productie, planning en het transport van de uitgeleverde machines en producten.
Administratieve functionaliteit en mobiele applicatie
De gehele administratie van Graafstra moest binnen de software een plaats krijgen. Vanuit de ERP software zou gemakkelijk gefactureerd moeten kunnen worden en ook informatie tijdens de ‘aftersales’ moest worden verwerkt. Werkorders en barcodes vormden een standaard onderdeel van de werkwijze van Graafstra en ook stamgegevens zoals artikelen, klanten en leveranciers moesten in te voeren zijn. Men wilde ook materialen op basis van tekeningen kunnen invoeren. Bovendien willen men een mobiele functie voor de onderhoudsmonteurs zodat ze gelijk de materialen konden invoeren als ze bij een klant op bezoek waren geweest. De nieuw in te voeren ERP software moest ook te koppelen zijn met het systeem van PLC-softwareleverancier Kramp.
Advies van het Nederlands Kenniscentrum en de selectie van potentiële ERP leveranciers
Op 8 maart 2016 namen vertegenwoordigers van Graafstra Mechanisatie deel aan de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum. Het eerste uitgebrachte advies betrof leveranciers als AGP Business Software, Ridder Data Systems, BlueTalents, Aqiliq, Wtel, QBS Main Dashboard en Pink Elephant. Tijdens de Kennisdag kon men 1-op-1 gesprekken voeren met vertegenwoordigers van deze partijen. Uiteindelijk vond men dat Ridder Data Systems het beste aansloot bij de markt waarin Graafstra actief is. Exact en Microsoft Dynamics NAV kwamen als een goede tweede en derde uit de bus maar daar zou nog veel maatwerk aan vast zitten.
ERP software van Ridder Data Systems
Ridder Data Systems levert branchespecifieke software voor de maakindustrie en heeft daarin een stevige naam opgebouwd. Binnen de software van Ridder zijn in de pakketten ‘Ridder iQ’ en ‘Ridder R8’ o.a. de volgende functionaliteiten beschikbaar: CRM, verkoopadministratie, voorcalculatie, werkvoorbereiding, planning, inkoop- en voorraadadministratie, projectmanagement, urenregistratie, shop Floor control, barcode en PDA ondersteuning, financiële integraties, CAD- en CAM integraties en diverse management informatie tools. Ook integraties en koppelingen met o.a. de financiële software van AccountView, AFAS en Exact zijn mogelijk.
Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen informatieaanvrager en ERP softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.
Vraag ons software informatiepakket aan en ontvang gerichte informatie over softwareleveranciers die aan uw specifieke softwarevraag voldoen. Ontvang reviews van gebruikers, introductievideo’s en onze handige checklist.
U krijgt rechtstreeks toegang tot ons selectiehulpplatform zodat u allerlei vragen kunt stellen aan leveranciers. Zo komt u tot een afgewogen beslissing en start u het selectieproces met voldoende kennis en achtergrondinformatie. De vervolgstappen bestaan onder meer uit het uitnodigen van diverse softwareleveranciers voor een gesprek en het bezoeken van de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum.