In november 2015 kwam het Nederlands Kenniscentrum in contact met een bijzondere organisatie. Het bedrijf blinkt uit in de implementatie van business intelligence oplossingen zoals het inrichten van een gegevenspakhuis (datawarehouse), het inrichten van managementinformatie platformen (rapportages en performance management) en het opzetten van een analyseomgeving voor het ‘minen’ van data. Geen leek dus als het om gerichte softwaretoepassingen gaat. Een kritische aanvrager met eigenlijk een simpele vraag, hoe kunnen wij onze drie niet communicerende software-eilanden integreren?
Eén geïntegreerd ERP softwarepakket moest drie software-eilanden vervangen
Deze organisatie was op zoek naar een alles-in-1 oplossing. De toenmalige sofwareconstellatie bestond nog uit drie eilanden waaronder UNIT4 voor de financiële administratie, Tex voor de urenregistratie en Sugar CRM voor het salesgedeelte. Er zaten een paar grote nadelen aan deze specifieke ‘setup’, bijvoorbeeld dat UNIT4 niet te koppelen was aan de andere pakketten. Aan het Nederlands Kenniscentrum werd gevraagd met goede alternatieven te komen voor een totaal van 35 en mogelijk, na de te verwachten groei, circa 60 toekomstige gebruikers.
Advies van het Nederlands Kenniscentrum en de gekozen ERP software
Het bedrijf werkte veel met externe consultants die ook binnen het nieuwe ERP systeem hun weg moesten zien te vinden wat betreft de urenregistratie. Bovendien wilde men ook aan documentenbeheer kunnen doen en moest het CRM gedeelte ook goed geregeld zijn. Het NKC adviseerde om eens te kijken naar Cash software, Easy to Access en AccountView. In de eerste zat geen goede urenregistratie volgens onze contactpersoon, de laatste vond men wat te duur. Later werd ook gekeken naar software van Odoo maar ook deze leverancier viel uiteindelijk af. Gekozen werd om met Exact Nederland in zee te gaan.
We hebben voor Exact Nederland gekozen omdat deze echt het voordeligst was ten opzichte van de andere partijen. Bovendien konden zij ook leveren op basis van onze wensen zijn. Het overzetten van informatie heeft ongeveer 3 weken geduurd en het testen van de urenregistratie is ook goed verlopen.
Exact Online inzetbaar voor zowel MKB-er als ZZP-er
Praktisch gezien bestaat Exact online uit een aantal ‘begrensde’ modules met als doelgroep de kleinere MKB-er en zelfstandigen:
- Exact Online Boekhouden
- Exact Online Uren & Facturen
- Exact Online Project Management
- Exact Online Handel
- Exact Online Productie
- Exact Online Accountancy
- Exact Online Salaris
Binnen sommige van deze modules zoals bijvoorbeeld in Exact Online Project Management zijn specifieke CRM functies voor handen.
Voor grotere bedrijven biedt Exact Nederland het op Exact Globe en Exact Synergy gebaseerde ‘Exact voor CRM’ aan dat ook via een Private Cloud oplossing te benaderen is. Exact voor CRM bezit meer complete CRM functionaliteit dan bijvoorbeeld de modules van ‘Exact Online’. Exact biedt met ‘Exact Online’ laagdrempelige online diensten met een lage maandelijkse licentieprijs voor starters en ZZP-ers. Kijk voor meer informatie over Exact Online op de website van deze softwareleverancier.
Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen informatieaanvrager en ERP softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.
Vraag ons software informatiepakket aan en ontvang gerichte informatie over ERP leveranciers die aan uw specifieke softwarevraag voldoen, reviews van gebruikers, introductie video’s en onze checklist. Zo komt u tot een afgewogen beslissing en start u het selectieproces met voldoende kennis en achtergrondinformatie. De vervolgstappen bestaan onder meer uit het uitnodigen van diverse ERP softwareleveranciers voor een gesprek en het bezoeken van de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum.