De implementatie van SAP AP zal gefaseerd moeten plaatsvinden. Bij deze implementatie wordt de onderstaande volgorde gehanteerd:
Fase 1: Selecteer met behulp van ERP een beheersbare personeelsgroep, focus op het digitaliseren van de documenten, beheer middels het ECM systeem en bied vanuit de ERP gebruikersinterface (UI) snelle, betrouwbare en gemakkelijke toegang aan AP griffiers.
Fase 2: Het uitrollen van de fase 1- mogelijkheden moet voor de meeste of zelfs alle medewerkers uitgevoerd worden met behulp van ERP.
Fase 3: Verbetering van de uitvoering met meer complexe erkenning, automatisering, werkstromen, recordbeheer en tuning. In deze fase zullen de volgende stappen uitgevoerd moeten worden:
- Uitbreiding van het van technologiegebruik voor de herkenning en documentautomatisering van uitdagende documentklassen.
- Implementatie van complexere werkstromen in het ERP- en ECM systeem.
- Implementatie van volledige recordmanagement.
- Gebruik van de rapportage- en analysemogelijkheden om het systeem en de processen op maat af te stemmen.
- Gebruik maken van het ECM-ERP AP referentiemodel
Het doel van een referentiemodel is het helpen verklaren van een complexe situatie. Het referentiemodel laat ook zien hoe een complex bedrijfsproces (AP) ontleed kan worden in verschillende activiteiten. Deze activiteiten kunnen op zelf ook efficiënter gemaakt worden door verschillende ECM vermogens toe te passen. Het referentiemodel kan ook worden gebruikt om de sterke en zwakke punten van de ECM leveranciers aan te tonen.