Hoe doe jij jouw boekhouden? Van welk programma maak jij gebruik?
Sommige mensen weten niet zoveel over administratie, maar kunnen de financiële administratie van hun bedrijf toch wel op orde houden. Waar vele ondernemers een hekel aan hebben, is de boekhouding: hun boekhoudprogramma.
Een optimaal programma voor de boekhouding, is in staat veel te doen, zonder dat het ingewikkeld wordt.
Er zijn weliswaar vele verschillende boekhoudpakketten die bovendien gratis worden aangeboden om uit te proberen, maar toch zijn er een paar minimale eisen waaraan een boekhoudprogramma dient te voldoen:
- Het pakket moet niet te duur zijn of de maandelijkse betaling, moet betaalbaar zijn (abonnement)
- Het programma moet gemakkelijk zijn om te gebruiken; daarmee wordt bedoelt dat dit overzichtelijk moet zijn en geen uitgebreide opties moet hebben waarvan je toch geen gebruik zult maken.
- Ook de nieuwe mensen die niets weten over boekhouden, moeten het programma optimaal kunnen gebruiken
- Het programma moet geschikt zijn voor MKB’ers en zelfstandigen die zonder personeel hun werk doen
- Het programma moet vooral betrouwbaar en effectief werken; de gegevens moeten goed opgeslagen worden en ze moeten zonder allerlei bewerkingen geschikt zijn om naar de belastingdienst gestuurd te worden.
Die eisen zijn zeer redelijk. Toch houden veel van de boekhoudprogramma’s, zelfs niet de meest prominente programma’s, geen rekening met de bovengenoemde eisen. De klant heeft in principe niets aan een supportdesk die een hele dag nodig heeft om de gestelde vragen te beantwoorden. Als de gebruiker binnen diezelfde tijd niet uit het programma komt, is die software in ieder geval niet gebruiksvriendelijk. Dat de software gekoppeld kan worden aan andere software, is voor sommige mensen een hele uitkomst, maar voor de gemiddelde gebruiker is dat geen eerste vereiste. Alhoewel Technische bedrijven hier anders over zullen denken, hoeft voor de gemiddelde consument niet elk nieuw technisch hoogstandje de mogelijkheid hebben gekoppeld te worden. Wat de gemiddelde gebruiker wil is slechts een overzichtelijk pakket waarbij de “toegevoegde nieuwtjes” geen negatieve invloed hebben op de basishandelingen die elke ondernemer moet uitvoeren. Vaak moet je toch al betalen voor de extra functies voordat je zelfs kunt indenken waarvoor je die zou moeten gebruiken.
Lastige ervaringen met boekhoudprogramma’s
Sommige gebruikers vervelen al van het steeds moeten uitproberen van een nieuw boekhoudprogramma, dus zij besluiten soms om zelf een excelbestand op te stellen waarin in ieder geval de belangrijkste zaken kunnen worden bijgehouden. Maar dat is een tijdrovend en vermoeiend proces. Wat de gebruikers nodig hebben is een gebruiksvriendelijk facturatie programma, maar velen van hen hebben de hoop daartoe al opgegeven en gaan er dus niet naar op zoek. Er werd indertijd in een forum geschreven over een programma, dat door 3 verschillende boekhouders werd aangeraden. Die boekhouders hadden met dezelfde problemen te kampen als de gemiddelde gebruiker van boekhoudprogramma’s. Zei schreven echter over een programma dat wel voldeed aan de eisen en als die gebruikt wordt, is het doen van de boekhouding weer plezierig. Het programma kan overal gebruikt worden en kost maandelijks bovendien niet te veel. Dit programma doet alles wat er van zo’n programma verwacht wordt.