Bij het uitbesteden van een systeem aan een in- of ecterne software-aanbieder moet het gewenste type systeem duidelijk worden aangegeven. De meeste bedrijven stellen dan een Programma van Eisen samen. Een dergelijk Programma van Eisen bevat de randvoorwaarden en eisen waar het te ontwikkelen systeem aan dient te voldoen. Meestal gaat het bij een dergelijk programma om een lijst met tientallen of vele honderden vereisten.
Het is voor de meeste bedrijven niet gemakkelijk om een Programma van Eisen op te stellen. De eisen dienen namelijk tot in de details te worden uitgeschreven, wat veel tijd kost. Het opstellen van een Programma van Eisen kan ook lastig zijn, omdat er aan alle eisen gedacht moet worden. Meestal zijn er diverse groepen belanghebbenden betrokken bij een systeem en heeft elke groep andere behoeften en eisen die in het Programma van Eisen dienen voor te komen. Het op een lijn krijgen van alle belanghebbenden om een concreet Programma van Eisen op te leveren, is dus enorm moeilijk.
Het is voor de opdrachtnemer niet eenvoudig om een Programma van Eisen te begrijpen. Hij kent het businessdomein namelijk niet voldoende om alle eisen in een context te plaatsen. Verder is ook gebleken dat een Programma van Eisen vaak niet consistent of specifiek genoeg is en dat het dubbelzinnig kan zijn.
De drie grootste problemen bij een Programma van Eisen
Het opstellen van een Programma van Eisen gaat meestal mis door drie problemen:
- De gebruikers die het Programma van Eisen opstellen weten van tevoren niet precies welk systeem ze willen. Ze geven pas aan wat ze eigenlijk gewild zouden willen hebben, wanneer het nieuwe systeem is geïmplementeerd. Dit is de oorsprong van de uitdrukking ‘I know it when I see it’.
- Het opgestelde Programma van Eisen is ingewikkeld om te begrijpen. Dit geldt zowel voor de opstellers als de aannemers. Dat komt omdat een Programma van Eisen veel details bevat, waardoor men door de bomen het bos niet meer ziet.
- Interpretatieverschillen omtrent het Programma van Eisen worden pas bij de oplevering ontdekt. Dergelijke interpretatieverschillen treden zowel bij mondelinge als schriftelijke communicatie op. Er wordt ondanks dit probleem toch van de aannemer verwacht dat hij met het Programma van Eisen precies begrijpt wat de opsteller in gedachten had.
De geschikte oplossing
De bovengenoemde problemen met het Programma van Eisen dienen eerst te worden aangepakt voordat de schommelkarikatuur kan worden opgelost. Dan doet het er niet eens toe als de ‘best practices’ worden gehanteerd bij het opstellen van het Programma van Eisen, want dan komen er toch geen significante verbeteringen. Er is een compleet innovatieve aanpak nodig. Dan kunnen de problemen met het Programma van Eisen worden opgelost.