10 februari 2011 door: Gijs van Kampen voor Softmakers

De Rendant heeft de keuze gemaakt om haar archief met fysieke documenten te gaan digitaliseren en beheren met behulp van Tim. Door deze stap te zetten zal De Rendant op een snelle en intuïtieve manier toegang krijgen tot haar archief.

De Rendant is een dochteronderneming van de woningstichting Portaal. De Rendant richt zich op het beheer van Verenigingen van Eigenaars (VvE). Voor het totaal van deze VvE’s ontvangt De Rendant per jaar ongeveer zo’n 4.000 inkoopfacturen die verwerkt en gearchiveerd dienen te worden. Deze inkoopfacturen hebben een relatie met een gebouw of een complex en een persoon en/of organisatie. Omdat Tim standaard de mogelijkheid biedt om vrijelijk andere informatiesoorten zoals betrokken personen, organisaties, complexen, eenheden en contactmomenten te associëren met de documenten, zal De Rendant binnen Tim eenvoudig een compleet dossiers kunnen gaan opbouwen per complex of Vereniging van Eigenaren (VvE).

Om er voor te zorgen dat alle fysieke documenten snel en efficiënt kunnen worden gedigitaliseerd zal De Rendant de ScanWizard van Tim gaan inzetten. Deze ScanWizard maakt het mogelijk om op basis van barcodeherkenning de fysieke documenten in batch te scannen en automatisch te koppelen aan de relevante informatie binnen de Tim omgeving. Door op deze manier te werken is het voor De Rendant mogelijk het bestaande fysieke archief in korte tijd te digitaliseren. Het toevoegen van nieuwe documenten is hierdoor ook een eenvoudig klusje dat dagelijks of naar behoefte periodiek kan worden gedaan.

• Categorieën
• CRM