De voordelen van de juiste ECM tools in combinatie met een ERP systeem

De businesscase voor de verbetering van AP-processen met digitalisering en workflow is overtuigend, omdat de inefficiënties en andere problemen significant en meetbaar zijn. Tijdens een gesprek met een AP-team werden de volgende vier problemen geconstateerd:

–          inefficiënt gebruik van middelen leidt tot verlies van tijd, arbeid en andere hulpbronnen;
–          verwerkingscyclus duurt te lang en moet gestroomlijnd worden;
–          onvoldoende procescontrole;
–          onvoldoende proceszichtbaarheid.

De juiste ECM tools in combinatie met een ERP systeem leveren de volgende voordelen:

1. minder papierverwerking en verminderde arbeid;
2. minder misplaatste of verloren facturen;
3. lagere opslagkosten;
4. verhoogde verwerkingssnelheid;
5. minder fouten (hogere nauwkeurigheid);
6. snelle, betrouwbare en gemakkelijke toegang tot facturen, met behulp van de vertrouwde ERP gebruikersinterface;
7. tijdige betalingen;
8. controleerbare bedrijfsprocessen met grotere zichtbaarheid, verbetering van de efficiëntie en het vergemakkelijken van de naleving van de regelgeving.

Overzicht van de typische AP-processen
Documenten worden gesorteerd in relevante categorieën, relevante informatie wordt geëxtraheerd en de documenten worden geïndexeerd met metagegevens. Dat kan handmatig of automatisch gedaan worden met behulp van intelligente documentherkenning (IDR) en optische tekenherkenning (OCR). Gegevens uit ERP systemen worden vaak gebruikt om documenten en gegevens te identificeren en te valideren. De relevante mogelijkheden zijn OCR, indexeren en validatie.

De metagegevens en digitale documenten worden vrijgegeven in de beheerde ECM opslagplaats. De software brengt ook een deelverzameling van de gegevens uit de documenten in het ERP systeem. Een relevante mogelijkheid is ERP integratie.

 

 

Paste your AdWords Remarketing code here