Thierry Clabots, zaakvoerder van Clabots Tools: “Informatica is net als een auto. Ik hoef niet te weten hoe het werkt, als het maar doet wat het moet.”
Zijn bedrijf werkt al een tijdje met het door Infomat, een onderdeel van de beursgenoteerde Softimat-groep, geleverde DIMASYS|ENT. Onlangs startte het bedrijf eveneens met een door Infomat geïmplementeerde webshop. Voor deze laatste werd Dim@Shop gebruikt. Bijna het totale aanbod van de gereedschapswinkel is nu te verkrijgen via het internet.
De familie Clabots opende ongeveer 100 jaar geleden al zijn eerste gereedschapswinkel in Schaarbeek. Daarna verhuisde men naar een nieuw, groter gebouw aan de Werkhuizenkaai in Brussel.
Na universitaire studies, werkt Thierry Clabots al tientallen jaren voor het bedrijf en is inmiddels algemeen directeur.
Hij vertelt: “Ik ben begonnen bij de basis,op de werkvloer en bij het stockbeheer. Daar leerde ik veel over hoe het er daar aan toe gaat. Die ervaring komt me ook goed van pas bij de informatisering van het bedrijf. In de 21ste eeuw is het niet meer mogelijk om elke stap van het verkoopproces afzonderlijk te bekijken, alles hangt echt samen. Ik heb alles zelf gezien en weet dus tot in de details hoe de werkwijze verloopt. Sinds de invoering van DIMASYS|ENT is de omzet van het bedrijf verdrievoudigd.”
Informatisering
“Al in 1980 begonnen wij met de informatisering van de boekhouding, maar dat ging heel moeilijk. In het begin moesten we na sluitingstijd nog handmatig de verkoopscijfers invullen. Dat was niet vol te houden”, herinnert Thierry Clabots zich.
“DIMASYS|ENT is nu het vierde systeem dat we gebruiken, we werken ermee sinds 2002 voor de complete automatisering van onze bedrijfsprocessen. Het was voor ons heel belangrijk om in te tekenen bij een bedrijf met toekomst. Het vorige informaticabedrijf voor ons ERP-systeem, was afhankelijk van één enkele persoon die wist hoe het hele systeem werkte. Dat was veel te gevaarlijk.”
Webshop
In 2005 koos Clabots vor het internet: “De eerste website was een samenwerking tussen Infomat, een webdesigner en een informaticus. Hier ging veel tijd verloren. Een goed werkende site is belangrijker dan een intelligent ontwerp. Toen zijn we nogmaals begonnen met een basisversie van Dim@Shop, en die bouwden we vervolgens verder uit. Zo staat er nu bij elk artikel in de webwinkel extra informatie, die door de productmanagers van de respectieve afdelingen in de ERP-toepassing zelf wordt ingevoerd. Dat is belangrijk: zo blijft iedereen bij zijn eigen kennisgebied.”
Clabots is zeer tevreden met de internetwinkel, die sindskort online staat.
“Bovendien is Dim@Shop ook geschikt voor andere toepassingen. Mijn medewerkers gebruiken de shop om onder andere de voorraden bij te houden. We genieten ook van DIMASYS, waarvoor we al een database hebben opgesteld”, verduidelijkt Thierry Clabots.
“Het loont dus echt om na de implementatie van ons ERP-systeem de samenwerking met Infomat te verlengen.”
een webdesigner is nu dus overbodig om te werken aan de webshop.
“De site is rijkelijk geïllustreerd. We verkopen op dit moment ongeveer 29.000 producten op het internet, bijna ons volledige aanbod. Sinds de implementatie van onze webshop is het aantal bezoekers toegenomen.”
CORSA
Voor het bijhouden en beheren van documenten werkt Clabots Tools met CORSA ECM.
“We dachten negen maanden lang na over een geschikt pakket. Diverse mogelijkheden passeerden de revue, maar we wilden het programma laten samenwerken met ons ERP-systeem. Zo kozen we voor CORSA: een duurder pakket, maar volledig geïntegreerd binnen Dimasys. Op lange termijn is dat een stuk rendabeler. Het is voor ons belangrijk om onze verschillende diensten te consolideren, zodat wij kunnen besparen.”
“CORSA lost voor ons drie grote problemen op. Ten eerste worden al onze inkomende documenten opgeslagen. Dat is geen overbodige luxe. Als je werkt met 86 medewerkers in twee filialen wordt het al snel ingewikkeld om alles te faxen. CORSA bezorgt papierloos werk en vergemakkelijkt de facturatie. Daarvoor werd de boekhouding vier dagen per maand opgesteld voor facturen. Bovendien werd het soms lastig: we werken regelmatig samen met bouwbedrijven en gemeentes, wat vaak tot omslachtige bestelbonnen leidt. Zo worden er gemakkelijk fouten gemaakt. Het is voor de klant ook niet overzichtelijk om veel extra documenten bij zijn factuur gevoegd te krijgen.”
“CORSA voegt alles samen, wat me naar de oplossing van het tweede probleem leidt, en print de documenten voor ons en voor de klant in één keer af (factuur, bestelbon, pickbon, offerte, …). De gewonnen tijd wordt onder andere gebruikt om mensen op te bellen om hen op achterstallige betalingen te wijzen.”
Toekomstplannen
Thierry Clabots denkt ook aan de toekomst: “De derde belangrijke functie van CORSA wordt heel binnenkort ingevoerd. Binnenkort scannen en registreren we met CORSA/Invoice onze aankoopfacturen automatisch, wat onze werking nog nauwkeuriger maakt.”
De informatisering van Clabots Tools vereist uiteraard een grote flexibiliteit van het personeel.
“We willen CORSA helemaal inpassen in het systeem en er worden barcodes toegevoegd aan de documenten. Toch vwil ik niet alles automatiseren. Het personeel moet immers blijven renderen.”
“Bij Clabots proberen we relatief ver te gaan qua informatisering. Het leuke aan de software van Infomat is dat we zeer veel zelf kunnen veranderen. Zo vullen we hun kennis aan met de onze, met goede resultaten. Infomat staat overigens altijd open voor suggesties en houdt rekening met onze ideeën en wensen. Hun programma’s zijn zeer open naar andere technologieën toe. We kunnen onze gegevens zo aan veel andere toepassingen koppelen.”
Marketing
Ook de CRM-module van Infomat moet binnenkort in gebruik worden genomen.
Onze gesprekspartner blikt vooruit: “Volgens kent goede, creatieve marketing twee belangrijke punten. Eerst en vooral moet je iets nieuws kunnen doen met de beschiktbare zaken. Ten tweede moet je soms ook durven werken met externe mensen, die verse ideeën aanbrengen. Dat is ook belangrijk bij het klant-relatiebeheer, daarom kiezen wij voor Infomat.”