Microsoft CRM Online van CRM Resultants brengt ICAS naar de cloud
12 oktober 2011 bedrijf: CRM Resultants
ICAS is een bedrijf met personal coaches en counselors en heeft geen eigen IT-afdeling, en de 12 medewerkers willen zich volledig concentreren op de core business. Daarom vertrouwt ICAS het beheer van haar nieuwe CRM software-omgeving toe aan haar service provider. Samen kiezen ze voor Microsoft CRM Online, dat nog veel meer voordelen blijkt te bieden.
Om haar klantgegevens bij te houden had ICAS een vrij onbekend CRM-pakket aangeschaft. Erwin van de Vis, salesmanager bij ICAS: “We hebben het nooit volledig in gebruik genomen, omdat het door onze medewerkers als te omslachtig en niet gebruiksvriendelijk werd ervaren. Het gevolg was dat onze medewerkers allemaal iets anders gingen gebruiken voor het vastleggen van klantgegevens: Word, Excel etc.”
De coaches en counselors houden onder meer verslagen bij van alle gesprek¬sessies met de medewerkers van de klanten. Doordat er geen juiste tool voorhanden was, was de informatievoorziening niet optimaal. “Veel informatie werd dubbel bijgehouden, terwijl het heel veel werk en tijd kostte om op basis van Word-documenten en Excel-sheets handmatig de statistieken en evaluaties te maken. Ook heeft ons management geen inzicht in wie onze prospects zijn, hoe vaak relaties bellen, welke processen er lopen etc. Daardoor is het moeilijk te sturen en weet je bijvoorbeeld niet of je extra coaches en counselors moet inzetten of juist minder.”
Programma van Eisen (PvE)
Vanuit de directie kwam de wens om een uniforme CRM-applicatie in gebruik te nemen. ”De allereerste eis waar de applicatie aan moest voldoen, was dat het een koppeling moest hebben met Outlook. Dat gebruiken onze mensen dagelijks, ze doen er alles mee. Daarnaast speelde de beveiliging een belangrijke rol, omdat veel van de opgeslagen informatie vertrouwelijk en/of privacygevoelig is,” aldus Erwin van de Vis.
ICAS Nederland is een franchise van AXA-ICAS in Groot-Brittannië, zij hadden al gekozen voor Microsoft Dynamics CRM als bedrijfsbreed systeem. Erwin van de Vis: “Een keuze voor een Microsoft-oplossing voor ons kantoor in Bunnik lag derhalve voor de hand. Toch hebben we op het internet ook naar alternatieven gekeken, maar die bleken – mede omdat wij zelf geen IT’ers in dienst hebben – te ingewikkeld.”
Oplossing via CRM Resultants
ICAS ging te rade bij CRM Resultants, die ICAS wees op Microsoft Dynamics CRM, maar dan als ’cloud-oplossing’. Roel Hilberink van CRM Resultants: “ICAS zou natuurlijk Microsoft Dynamics CRM kunnen aanschaffen en in haar eigen IT-omgeving kunnen installeren op een aangeschafte server en daar vervolgens ook al het onderhoud op kunnen doen, inclusief de beveiliging. In plaats daarvan heeft ICAS ervoor gekozen om zich te concentreren op klantprocessen en niet op IT. Als Software as a Service provider (SaaS) installeren, hosten en beheren wij voor onze klanten Microsoft Dynamics CRM in de zogenoemde cloud, CRM Online dus. Voor sterk groeiende bedrijven zonder eigen IT-afdeling – zoals ICAS – is dat een veel betere keuze. Door namelijk alles over te laten aan CRM Resultants kan ICAS zich volledig concentreren op haar core business en haar verdere groei.”
Erwin van de Vis: “Onze coaching en counseling processen hebben wij in flowcharts gestructureerd. Binnen CRM Online bleek deze werkstructuur heel goed en zonder maatwerk te vertalen naar de systeemprocessen van CRM. Die flexibiliteit spreekt ons enorm aan! Je hoeft geen kostbaar maatwerk te laten maken, daardoor is ook de time to market heel kort. Je kunt snel aan de slag!”
Microsoft CRM Online maar salestraject inzichtelijker
Roel Hilberink: “Met CRM online heeft ICAS niet alleen een uitgebreide customer service toepassing, maar ook een oplossing voor het vastleggen van gegevens over nieuwe en bestaande klanten. Daarmee kan het bedrijf verder groeien en de dienstverlening verhogen.”
Van de Vis licht toe hoe CRM Online ICAS helpt om verder te groeien en nieuwe klanten te werven: “Voorheen moesten coaches en counselors elkaar nog wel eens bellen om de status van een relatie te verifiëren: is hij al klant, of verkeert hij nog in prospectstatus? Dat hoeft nu niet meer, want we hebben niet alleen alle klantinformatie in onze CRM Online omgeving staan, maar ook alle commerciële informatie rond onze prospects. Dat maakt het salestraject veel inzichtelijker.”
SOFTWARE INFORMATIEPAKKET
Zend formulier & ontvang gratis pakket met checklists, cases en folders, of lees meer.
