Nieuw DMS inkopen of bestaande functionaliteit gebruiken?

De Landstede Groep biedt voortgezet onderwijs, MBO, opleidingen voor volwassenen en diensten op het gebied van welzijn, kinderopvang en kringloop. Landstede heeft 75 vestigingen in Flevoland, Overijssel en Gelderland. In totaal volgen ruim 13,5 duizend kinderen voortgezet onderwijs bij de opleidingen van de Landstede Groep. In februari 2014 nam een medewerkster van de Landstede Groep contact op met het Nederlands Kenniscentrum. Zij had behoefte aan informatie over Document Management Systemen en ERP systemen zodat contracten eindelijk eens centraal zouden worden opgeslagen en beheerd. Men stelde het Nederlands Kenniscentrum eigenlijk een hele open vraag. De uiteindelijke conclusie luidde dat de reeds ingevoerde software van Exact heel goed zou kunnen worden gebruikt om documentbeheer mogelijk te maken.

Kernvraag software selectietraject: een geheel nieuw DMS invoeren of een methode vinden om functionaliteit van bestaande administratieve software nog beter te gebruiken?

Het nieuwe DMS zou voor circa 40 vestigingen de oplossing moeten zijn om contractbeheer makkelijker te beheren. Er zou een uniforme werkwijze moeten ontstaan om informatie uit de contracten beter beschikbaar te maken en er zou een automatische signaalfunctie moeten komen wanneer contracten afliepen. Eventueel zouden ze het systeem willen koppelen met Exact omdat deze software reeds op de financiële afdeling aanwezig was. De vraag was of er een makkelijke Document Management oplossing was die niet al teveel zou kosten en die snel in te voeren zou zijn.

Het verschil tussen DMS en ERP systemen

Op de Nederlandse markt zijn vele aanbieders van Document Management systemen actief. Een DMS is evenwel wat anders dat ERP software. Het verschil met ERP software is dat een Document Management System zich primair richt op het beheer van documenten en niet speciaal is ontwikkeld om totale (op detailniveau) bedrijfsprocessen in kaart te brengen. Het grote verschil tussen ERP en Document Management zit ook in het type informatie dat wordt verwerkt. ERP beheert gestructureerde informatie, meestal in de vorm van aantallen of bedragen. Denk aan cijfers die iets zeggen over voorraden, getallen die iets zeggen over de omzet of afzet en tal van andere getallen en parameters die voor een bepaald bedrijfsproces belangrijk zijn. Document Management systemen beheren gestructureerde en ongestructureerde informatie, meestal in de vorm van woorden. Document Management systemen zijn gespecialiseerd in het verwerken, beheren en distribueren van documenten en ‘documentstromen’ en gaat dus niet alleen over het archiveren van documenten maar steeds vaker is een DMS bedoeld om documenten automatisch te classificeren, te koppelen of te selecteren.

DMS functionaliteit van bestaande software gebruiken

Veel administratieve pakketten hebben al genoeg DMS functionaliteit in huis. Daarvoor hoeft u veelal niet een apart systeem in te voeren. In het geval van de Landstede Groep was het zo dat de organisatie al Exact had draaien en dat deze software kon worden gebruikt om juist dat contractbeheer beter te regelen. Exact is trouwens haar primaire administratieve signatuur allang ontgroeid. Het bedrijf biedt allerlei oplossingen aan op het gebied van HRM, CRM waarin ook DMS functionaliteit kan worden gebruikt.

Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen aanvrager en softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.

Heeft u behoefte aan informatie over ERP software of heeft u vragen over de wijze waarop u een software selectieproces organiseert? Vraag ons software informatiepakket aan!