Men kan de definitie van Business Intelligence software zo moeilijk maken als men wil maar één kenmerkende eigenschap moet binnen goede BI software altijd aanwezig zijn; de verschillende datastromen moeten overzichtelijk gegroepeerd worden binnen het liefst één enkel dashboard. En daar was het Gezondheidscentrum Asielzoekers (GC-A) dan ook naar op zoek. Deze organisatie, onderdeel van zorggigant Menzis, biedt kwalitatief hoogwaardige huisartsenzorg aan asielzoekers en streeft naar uniforme zorgkwaliteit om de asielzoeker op iedere locatie op dezelfde manier tegemoet te kunnen treden. Bij elk asielzoekerscentrum is een GC-A-locatie gevestigd, in Nederland gaat dit in totaal om ongeveer 40 locaties. In januari 2014 werd voor het eerst contact opgenomen met het Nederlands Kenniscentrum. GC-A was op zoek naar geschikte Business Intelligence software die meerdere systemen en meerdere datastromen aan elkaar kon koppelen. Er werden nog te vaak dubbele handelingen verricht. Bovendien moest elke medewerker op maat toegang kunnen krijgen tot die data die voor die specifieke medewerker van belang was.
Verbrokkelde softwareomgeving zonder datawarehouse de reden voor invoering van slimme BI software
Voor de nieuw in te voeren BI software was het belangrijk dat de administratie van het GC-A geïntegreerd kon worden of gekoppeld. Daarnaast beschikte de organisatie over een eigen HIS (HuisartenInformatie- Systeem) waarin de gegevens van de cliënten geregistreerd werden. Als het even kon moest de nieuwe BI software deze data ook kunnen herbergen. Alle tools en softwareoplossingen van het GC-A stonden op het moment van de informatieaanvraag bij het Nederlands Kenniscentrum nog ter discussie waaronder; het roosterplanningssysteem, E-HRM oplossingen, de personeelsregistratie alsmede het intranet. Wat men op dat moment vooral miste, was een omgeving waarbinnen de diverse systemen met elkaar konden communiceren. Er werd nog teveel overtypt dat tot dubbel werk leidde. Men wilde ook graag dat medewerkers meer inzicht kregen in waar ze wat moesten invoeren.
Er waren meerdere verbeteringen noodzakelijk op verschillende gebieden die mogelijk door nieuwe business intelligence software kon worden gerealiseerd. Het roosterplanningssysteem (voor 450 medewerkers op 36 locaties) werkte niet naar behoren, het intranet (op basis van een oude versie van Sharepoint) was verouderd en voor aanpassingen aan het intranet (door een externe partij) moest men volgens eigen zeggen te veel betalen. Voor het versturen van een nieuwsbrief was veel extra maatwerk nodig en daar wilde men dan ook vanaf. Het goed kunnen registreren en monitoren van de contracten met (externe) huisartsen was ook nog niet gemakkelijk binnen de huidige softwareomgeving. Genoeg wensen dus en dus genoeg aanknopingspunten voor het Nederlands Kenniscentrum om oplossingen aan dragen.
Key Performance Indicatoren voor nieuw in te voeren BI software
In september 2015 stuurde het GC-A een lijst met KPI’s (Key Performance Indicatoren) voor het nieuw in te voeren softwaresysteem naar het Nederlands Kenniscentrum alsmede een overzicht van de data die GC-A medewerkers maandelijks moesten/wilden rapporteren en waar de diverse afdelingen verder nog behoefte aan hadden. Bij het GC-A was er nog geen sprake van centrale opslag van data (datawarehouse) en de diverse stafafdelingen hadden ad hoc ook behoefte aan data voor voorbereidend beleidswerk.
Advies van het Nederlands Kenniscentrum inzake nieuwe BI software voor GC-A
Voor het selecteren van geschikte BI softwareleveranciers voor GC-A werd gekeken naar alle door de organisatie ingevulde KPI’s, de benodigde functionaliteit alsmede softwareleveranciers die al ruime ervaring opgedaan hadden in de zorgsector. Leveranciers en oplossingen zoals die van CTAC, Microsoft, Finalist en I4Knowlegde kwamen als geschikte platformen naar voren. BI softwareleveranciers moesten vooral over de juiste expertise beschikken om losstaande softwareomgevingen samen te voegen of om verschillende datastromen binnen één BI systeem te integreren. Eind 2015 had het GC-A een volledig programma van eisen opgesteld en gesprekken gehad met de vier partijen die door het Nederlands Kenniscentrum waren voorgedragen. Ook werden contacten gelegd met partijen die door moederorganisatie Menzis waren geselecteerd.
We hebben uiteindelijk voor Qlik software gekozen van Victa BV. De implementatie is in de afrondingsfase en de eerste resultaten zijn erg goed. Het was de combinatie van de prijs, de omvang van het bedrijf en de referenties die wij opgevraagd hebben bij huisartsen. Deze leverancier is ook zeer bekend met onze branche en dat bepaalde mede onze keuze.
BI software van Victa BV
Victa BV is ‘QlikView Elite Solution Provider’, leverancier van Qlik BI software en specialist op het gebied van management dashboarding. Dat is een term om aan te geven dat alle soorten data binnen de dashboards van Victa overzichtelijk te krijgen zijn. Het maken van standaard Qlik modellen bovenop ERP-applicaties is een duidelijk expertisegebied van deze softwareleverancier. QlikView en QlikSense van softwareontwikkelaar Qlik zijn de BI pakketten waarmee Victa BV al jaren haar BI oplossingen in de markt zet. Naast de levering van Qlik software en licenties, levert Victa BV ook business consultancy, opleidingen en projectmanagement op het gebied van Qlik en dashboarding. Ruim 500 klanten maken inmiddels gebruik van de dienstverlening van Victa BV.
Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen BI informatieaanvrager en Business Intelligence softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.
Vraag ons software informatiepakket aan en ontvang gerichte informatie over BI software en geschikte softwareleveranciers die aan uw specifieke softwarevraag voldoen of die ruime ervaring hebben binnen uw branche. Ontvang reviews van gebruikers, introductievideo’s en onze handige checklist.
U krijgt rechtstreeks toegang tot ons selectiehulpplatform zodat u allerlei vragen kunt stellen aan leveranciers. Zo komt u tot een afgewogen beslissing en start u het selectieproces met voldoende kennis en achtergrondinformatie. De vervolgstappen bestaan onder meer uit het uitnodigen van diverse softwareleveranciers voor een gesprek en het bezoeken van de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum.