Sommige organisaties die informatie aanvragen bij het Nederlands Kenniscentrum (NKC) over mogelijk geschikte softwarepakketten verdienen een wat langer voorwoord. Het Global Reporting Initiative (GRI) is in 1997 opgericht als een initiatief van een Amerikaanse NGO (non-gouvernementele organisatie), de ‘Coalition for Environmentally Responsible Economies’ (CERES) en het ‘United Nations Environmental Programme’ (UNEP). Het GRI heeft tot doel om de kwaliteit, nauwkeurigheid en bruikbaarheid van duurzaamheidsverslaglegging te verbeteren. De GRI richt zich op een totale verslaglegging van financiële-, sociale- en milieuaspecten. De richtlijnen dienen als inspiratiebron voor bedrijven voor het opstellen van een duurzaamheidsverslag. Het internationale secretariaat van het GRI is sinds september 2002 gevestigd in Amsterdam. Tot zover het verhaal over de doelstellingen van deze non-profit organisatie, maar hoe kiest men nou geschikte HRM software voor deze stichting? Mevrouw Hutten Duinkerken, Senior HR Manager van de stichting dacht er in augustus 2014 aan om contact op te nemen met het Nederlands Kenniscentrum.

Waar zou op worden gelet tijdens de selectie van de HRM software?

De organisatie was op zoek naar nieuwe HRM software omdat men informatie over medewerkers beter en gestructureerder wilde kunnen vastleggen. Dit ging bijvoorbeeld om specifieke informatie over de locaties waar medewerkers werkzaam waren, of ze fulltime werkten en op welke afdeling. Met 65 medewerkers werkzaam in Nederland en circa 16 mensen verspreid over de wereld, was het noodzakelijk geworden om een centraal informatiesysteem in te richten dat als ‘HR-eiland’ zou gaan functioneren. Binnen de organisatie maakte men gebruik van de payrollingsoftware van Nmbrs, het zou handig zijn als het nieuwe HR systeem hiermee te koppelen was. Als het even kon, zou de nieuwe HRM software Engels als voertaal moeten hebben. In principe zouden na implementatie twee medewerkers gaan werken met het systeem. De prijs van het systeem was een belangrijk selectiecriterium waarop zou worden gelet. De koppelingswens met Nmbrs was echter doorslaggevend.

Mogelijk geschikte HRM softwareleveranciers voor Stichting Global Reporting Iniative


Niet al te zwaar, niet te hoog wat betreft de prijs én te koppelen met NMBRS. Als het even kon moest de nieuwe HRM software in een redelijk korte tijd kunnen worden geïmplementeerd. Het Nederlands Kenniscentrum (NKC) selecteerde op basis van de algemene en specifieke functionaliteitseisen van deze stichting een viertal softwareleveranciers, te weten; CTB Personele Systemen, Visma HRM, UNIT4 HR Solutions en software van Sympa HR. Mevrouw Duinkerken oriënteerde zich op alle hiervoor genoemde softwareleveranciers en was uiteindelijk het meest te spreken over Sympa HR. De exacte redenen heeft zij tijdens een langdurig telefoongesprek met een medewerker van het Nederlands Kenniscentrum prima verwoord;

We hebben op basis van jullie advies gekozen voor Sympa HR en dat bevalt erg goed. We hebben gekozen voor Sympa omdat zij konden garanderen dat ze hun systeem aan het door ons gebruikte payrollingsysteem konden koppelen, dat was echt een harde eis van ons. De implementatiefase duurt wat langer dan verwacht. De reden hiervoor ligt aan onze kant omdat we zoveel wensen en eisen hebben dat Sympa bereid is om het systeem wat aan te passen en dat kost gewoon tijd.

 

Sympa overlegt erg goed en bedenkt steeds wat de beste oplossing is voor onze organisatie. We hebben gewoon teveel specifieke wensen en vandaar dat het wat langer duurt om zaken over te zetten. Voor het extra programmeerwerk worden wel meerkosten gerekend, maar ze zijn daar erg redelijk in. Verder valt de implementatie gewoon binnen ons budget. Per 1 januari 2017 gaan we ‘live’ met de ziekte en verlofdagen.

 

Over HRM software van Sympa HR

Sympa HR wordt in meer dan 50 landen door meer dan 300 organisaties gebruikt. Het systeem heeft meer dan 100.000 gebruikers in 13 verschillende talen. Sympa werd in 2005 opgericht vanuit het Finse Efecon Oy. In datzelfde jaar werd ‘Sympa HR’ gelanceerd. Tegenwoordig omvat het Sympa HR-systeem alle HR-processen voor alle mogelijke fases van een dienstverband. Het bedrijf heeft vestigingen in Amsterdam, Stockholm en Kopenhagen en beschikt over een uitgebreid partnernetwerk. De daadwerkelijke implementatie van de software van Sympa wordt op de website van deze leverancier alsvolgt geformuleerd:

Het implementatieproces van Sympa HR compileert en definieert de inhoud van uw systeemomgeving en de gebruiksinterface op basis van uw wensen en voorkeuren. Sympa modelleert de inhoud van de systeemomgeving met uw input als uitgangspunt. Deze input wordt gezamenlijk verwerkt. Het testen van de features en functies die geïmplementeerd worden, is een belangrijk onderdeel van het implementatieproces. En dat geldt ook voor de opleiding van de door u aangewezen gebruikers.

Op basis van de ervaringen van de Stichting Global Reporting Iniative met het implementatietraject en het ontwikkelen van maatwerk, lost Sympa HR deze beloften ook daadwerkelijk in.

Payrolling en HR met Nmbrs en Sympa HR

Payroll en HR raken elkaar uiteraard. Diverse softwareleveranciers bepleiten een totaaloplossing, maar met een goede integratie kunnen zowel payrolling als HR-functionaliteit worden gekoppeld. Sympa en Nmbrs bieden een dergelijke integratie. Kijk hier voor een compleet overzicht van de koppelingsmogelijkheden van Nmbrs.


Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen informatieaanvrager en HRM softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.

Vraag ons software informatiepakket aan en ontvang gerichte informatie over softwareleveranciers die aan uw specifieke softwarevraag voldoen. Ontvang reviews van gebruikers, introductievideo’s en onze handige checklist.

 

U krijgt rechtstreeks toegang tot ons selectiehulpplatform zodat u allerlei vragen kunt stellen aan leveranciers van HRM software. Zo komt u tot een afgewogen beslissing en start u het selectieproces met voldoende kennis en achtergrondinformatie. De vervolgstappen bestaan onder meer uit het uitnodigen van diverse softwareleveranciers voor een gesprek en het bezoeken van de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum.