Middels de implementatie van de documentoplossing van SmartDocuments richt de gemeente Zwolle zich op een optimale (bedrijfs)correspondentie. De gemeente ging over tot deze implementatie vanwege de groeiende uitdagingen op het gebied van management en noodzakelijke integratie-opties
De documentoplossing van SmartDocuments wordt gebruikt voor zowel tijdelijke als zaakgerichte creatie van documenten uit de e-Suite (DIMPACT). De inzet van de documentoplossing van SmartDocuments geschiedt in fasen. De eerste fase gaat over de documentoutput van het WABO-proces. Deze fase is reed gaande en ter verbetering van de totale klantcommunicatie besloot gemeente Zwolle SmartDocuments in te zetten.
Door de integratie van SmartDocuments en CORSA (BCT) is het mogelijk een billijke efficiëntie te verkrijgen. De standaardintegratie wordt gebruikt voor de automatische bevestiging van metagegevens met als doel de zorg van de juiste opslag, met inbegrip van een uniforme, voorspelbare en voldoende grote set metagegevens bij de gebruikers uit handen te nemen. Verder is de integratie van SmartDocuments met de Module Document Uitvoer (MDU) van Centric intussen in gebruik. Hiermee is het mogelijk klantgerichter en sneller te werken, terwijl onderhoud van sjablonen en het creëren van documenten minder intensief en goedkoper is.
SmartDocuments biedt de mogelijkheid eenduidig en consequent documenten te creëren. Ook de klantcommunicatie is verbeterd met SmartDocuments. Dit betekent vooruitgang van de kwaliteit van alle documenten, de algehele klantcommunicatie en tenslotte de totale kwaliteit van de informatiehuishouding.