24 juni 2008 door: Dennis van der Heijden

De Technische Universiteit Delft gaat de komende anderhalf jaar zijn interne en externe papierstromen digitaliseren. De onderwijsinstelling implementeert doorvoor een documentmanagementsysteem van Decos. Alle vijfduizend medewerkers krijgen online toegang tot het systeem.

De TU Delft gaat de interne en externe papierstromen digitaliseren met behulp van een documentmanagementsysteem van Decos Software Engineering. Dat moet de groeiende informatiestromen in goede banen leiden en archiefruimte terugdringen. De overeenkomst heeft een looptijd van anderhalf jaar. De software wordt geleverd als webdienst. Alle vijfduizend medewerkers krijgen toegang tot het systeem.

Het documentmanagementsysteem word ingezet voor dossier- en contractbeheer en het digitaliseren van examendossiers en papierwerk rond bestuurlijke besluitvorming. Ook de studentendossiers worden gedigitaliseerd. Door het nieuwe systeem is het mogelijk gezamenlijk aan documenten te werken, versies van documenten te beheren en inzicht te hebben in de status van documenten. Dat moet de efficiëntie van de organisatie verhogen. Op termijn zullen alle documentstromen binnen de TU centraal worden opgeslagen.

De Universiteit koos voor Decos na een aanbestedingsprocedure. De mogelijkheden om het systeem in de toekomst uit te breiden heeft de keuze voor de leverancier uit Noordwijk versterkt.