Bedrijven zijn te veel gefocust op de aanschafkosten van ERP-systemen en hebben daardoor te weinig oog voor wat er gebeurt na de implementatie. De initiële kosten van een ERP-systeem zijn vaak relatief laag vergeleken met de uitgaven die nodig zijn om aanpassingen door te voeren als het eenmaal in gebruik is genomen. Dat blijkt uit het rapport ‘Aanpassen aan verandering met flexibele ERP’ van de IDC Analyst Connection.
Albert Pang, Research Director Enterprise Application Research, waarschuwt dat deze kortzichtigheid organisaties kan opzadelen met torenhoge, onverwachte kosten.
Het rapport adviseert organisaties om vooraf goed na te denken hoeveel tijd en geld het zal gaan kosten om veranderingen door te voeren op het gebied van financieel management, groei, reorganisaties, nieuwe wetgeving of fusies en overnames. “Als deze kosten meer dan 25 procent van de oorspronkelijke aanschafkosten bedragen, dan is het tijd om een alternatief te gaan overwegen”, aldus Pang.
Deze conclusie wordt onderstreept door een onderzoek van CFO Research en Unit 4 Agresso, eerder dit jaar. En van de uitkomsten van de rondgang langs 157 financiële managers was dat een substantieel deel van de uitgaven aan bedrijfssystemen veroorzaakt wordt door aanpassingen na de implementatie. Bovendien kosten wijzigingen aan het systeem ook nog eens veel tijd; zelfs de kleinste aanpassing neemt minimaal een week in beslag. Het onderzoek liet zien dat de kosten van verandering regelmatig minimaal net zo hoog zijn als de kosten van onderhoud en support van het ERP-systeem.
“Bedrijven verspillen veel tijd en geld aan complexe, rigide ERP-systemen die lastig zijn aan te passen aan veranderende behoeften en eisen”, zegt Ton Dobbe,VP product marketing bij Unit 4 Agresso. “De meeste kopers hebben geen idee van deze verborgen kosten en de ERP-leveranciers zullen ze daar ook niet op wijzen. We zijn verheugd dat IDC bedrijven waarschuwt tegen deze extra kostenpost; hopelijk worden veel ERP-gebruikers hierdoor wakker geschud.”