In november 2014 werd door een vastgoedbeheerder contact gezocht met het Nederlands Kenniscentrum. De organisatie zocht hulp bij de selectie van de juiste ERP-CRM combinatie. Inmiddels was er al een documentenbeheersysteem van Shareworks geïmplementeerd en daar zou het nieuwe ERP systeem in ieder geval mee moeten kunnen communiceren. De vastgoedbeheerder was op zoek naar ERP software en wat later bleek een branchespecialist in vastgoedbeheer die de exacte functionaliteit kon bieden die men nodig had. Het onderstaande is een beknopte omschrijving van het software selectietraject dat de stichting vanaf eind 2014 doorliep.
Het softwarevraagstuk van een vastgoedbeheerder
In de toekomst wilde de organisatie een klantenportaal en een mobiele oplossing voor gebouw- en onderhoudsinspecties realiseren. Vooruitlopend op deze ontwikkeling, zou het nieuwe ERP systeem dus vooral een ‘open’ systeem moeten zijn zodat koppelingen met andere software makkelijk gerealiseerd konden worden. Naast deze wens was het belangrijk dat men met de nieuwe ERP software in de toekomst offertes kon opstellen en dat het mogelijk zou worden om facturen vanuit het systeem te versturen. Het CRM-gedeelte van de software zou de mogelijkheid moeten bieden om informatie over klanten/relaties op te kunnen slaan en bijvoorbeeld, met behulp van deze informatie, een mailing te kunnen rondsturen. Ook zouden rapportages makkelijk uit het systeem gegenereerd moeten kunnen worden.
Selectie van mogelijke ERP leveranciers door het Nederlands Kenniscentrum
Op 10 maart 2015 bezocht de verantwoordelijke van de vastgoedbeheerder de Kennisdag van het Nederlands kenniscentrum. Tijdens deze dag maakte hij kennis met een aantal van de door het NKC voorgestelde leveranciers. Dit waren AllSolutions, Afas, ABC E Business, B-Informed en QBS Main dashboard. Na de gesprekken tijdens de Kennisdag kon de projectverantwoordelijke zich echter niet aan de conclusie onttrekken dat deze leveranciers niet de juiste ‘op maat’ oplossing boden voor een woningmaatschappij of vastgoedbeheerder. De leveranciers en de geleverde kernfunctionaliteit sloten niet goed aan op het werk waarmee zijn organisatie dagelijks te maken had. Wel werd er een vervolggesprek ingepland met vertegenwoordigers van AFAS maar daar kwam geen definitieve beslissing uit voort.
Projectgroep vastgoedbeheerder selecteert branchegerichte ERP software van Aareon
Na het nogmaals op een rij zetten van alle functionaliteitswensen kwam de voltallige projectgroep van de vastgoedbeheerder die zich over het vraagstuk boog, zelfstandig uit bij een andere leverancier. Softwaregigant Aareon (de Aaeron Groep) levert zowel nationaal als internationaal diverse ICT diensten, software en services aan corporaties, vastgoedondernemingen en gemeenten. Bij uitstek dus een leverancier die voor vastgoedbeheer op maat oplossingen zou weten te bieden. Tobias AX is de naam van het op het Microsoft Dynamics AX platform doorontwikkelde ERP systeem van deze softwareleverancier.
We hebben vorig jaar een gedegen selectietraject doorlopen en hebben een uitgebreide businesscase gemaakt die we met een aantal partijen hebben doorgenomen. Door de presentaties en de referentiebezoeken kwam Aareon er het beste uit. Hun ERP oplossing paste het best bij onze organisatie. De implementatie heeft een half jaar geduurd.
Over de Aareon Groep en ‘Tobias AX’
Aareon is Europa’s grootste leverancier van software voor vastgoedbedrijven, outsourcing en consultancy. Aareon is vertegenwoordigd in 6 Europese landen op 27 locaties en bedient met 1.500 medewerkers meer dan 2.800 commerciële en sociaal geïnspireerde vastgoedbedrijven. Er werken in Europa inmiddels zo’n slordige 50.000 gebruikers met oplossingen van deze softwareleverancier. Aareon Nederland B.V. is gevestigd in Emmen. De ERP oplossing ‘Tobias AX’ (gebouwd op Microsoft Dynamics AX) bestaat uit een aantal ‘softwaresuites’ met elk hun eigen basisfunctionaliteit. Deze zijn aan te vullen met zogenaamde add-ons. Tobias AX bestaat uit de volgende suites:
- Tobias AX basis – zeer uitgebreide basisfunctionaliteit voor ondersteuning van uw primaire processen en integraal inzicht in uw bezit-, klant-, contract- en financiële processen.
- Projecten –ondersteuning om voor elk type project (nieuwbouw en planmatig onderhoud) binnen tijd en geld het optimale projectresultaat te behalen.
- Max – volledige suite voor een klantgerichte uitvoering van het onderhoudsproces. U kunt de afhandeling van uw onderhoudsverzoeken op eenvoudige en overzichtelijke wijze bewaken, registreren en volgen.
- Markt – begeleiding door het ‘woonruimte-verdeelproces’ met maximale keuzevrijheid bij het gebruik van de verschillende verdeelmodellen en mogelijkheden voor mobiele toepassingen.
- Fox – procesgerichte, flexibel in te richten functionaliteit voor een uniforme registratie, adequate bewaking en snelle afhandeling van al uw klantcontacten.
De architectuur van Tobias AX maakt het mogelijk om op eenvoudige wijze te koppelen met diverse expertsystemen en andere softwareplatformen.
Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen informatieaanvrager en softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.
Vraag ons software informatiepakket aan en ontvang gerichte informatie over softwareleveranciers die aan uw specifieke softwarevraag voldoen. Ontvang reviews van gebruikers, introductievideo’s en onze handige checklist.
U krijgt rechtstreeks toegang tot ons selectiehulpplatform zodat u allerlei vragen kunt stellen aan leveranciers. Zo komt u tot een afgewogen beslissing en start u het selectieproces met voldoende kennis en achtergrondinformatie. De vervolgstappen bestaan onder meer uit het uitnodigen van diverse softwareleveranciers voor een gesprek en het bezoeken van de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum.