Vrijwel elk bedrijf bestaat voor een groot deel uit informatie. Deze informatie is zowel beschikbaar in soft- als hardcopy. De informatie moet beheerd worden en à la minute beschikbaar zijn wanneer het nodig is. Een groot deel van de informatie is verspreid opgeslagen; hierdoor verliest men tijd en middelen bij het zoeken naar het juiste document. Het kan voorkomen dat een groot aantal documenten en referenties niet is geïntegreerd in de bedrijfsprocessen en transacties die gebruikers dagelijks in SAP uitvoeren. Dit bemoeilijkt de situatie onnodig.
SAP kwaliteitsbeheer integreren voor een efficiëntere toeleveringsketen
Wanneer data van een belangrijk proces wordt opgeslagen, is het belangrijk dat de productieafdeling probleemoplossingen en over belangrijke veiligheidsrichtlijnen kan beschikken. Het is vaak zo dat de nodige informatie afzonderlijk beschikbaar is op verschillende plaatsen of op een ander systeem. Helaas is er soms geen zichtbare connectie naar de informatie over wie heeft gewerkt aan de opgevraagde documentatie.
Een bedrijf verkoopt volgens een bestelling zijn producten aan een klant. Dan moet hier een bijbehorende MSDS (Material Safety Data Sheet ) aan worden gehecht.
De inkoopafdeling koopt vaak waardevolle middelen die informatie bevatten omtrent garantie en waarborgingen. De gebruiker vindt geen optionele connectie naar het artikel met de bijbehorende documenten die de verkoper mee heeft gestuurd.
SAP DMS integreren
Het Document Management Systeem van SAP (SAP DMS) bestaat voornamelijk uit diverse modules van SAP. Deze SAP-modules kunnen organisaties helpen bij het beheren van belangrijke verkoopdocumenten. De modules van SAP zorgen daarnaast ook voor verbeterde organisatorische efficiëntie bij het proces van beslissingen nemen.
Het SAP DMS wordt geleverd als een standaard functie wanneer het SAP-systeem is geïnstalleerd. Er is dan geen andere SAP DMS-software nodig.
Als SAP-software reeds is geïmplementeerd in het bedrijf, dan kan men SAP DMS implementeren als een onafhankelijk, alleenstaand project. Maar een bedrijf kan er ook voor kiezen om SAP DMS te implementeren wanneer er andere belangrijke SAP-modules worden gebruikt. SAP Doucment Management (SAP DMS) kan bij diverse afdelingen worden geïmplementeerd. Bijvoorbeeld in de toeleveringsketen en logistiek modules, de financiële- en beheeraccounting (FICO-) afdeling en de menselijkkapitaalbeheer (HCM-) modules.