ECM software (Enterprise Content Management) is een verzamelnaam voor content management software voor ongestructureerde gegevens. De meer bekende variant, CMS )Content Management Systemen’ focussen vooral op gestructureerde gegevens maar deze scheidingslijn is wel aan het vervagen.

Veel bedrijven gebruiken meerdere ecm-systemen. Deze worden toegepast in specifieke bedrijfstoepassingen: De systemen sluiten meestal naadloos aan op elkaar en hebben verticale toepassingen. Door een gestandaardiseerde ECM software oplossing, kan de it-bedrijfsvoering , beter  beheerd worden. Er moet wel rekening mee worden gehouden dat de migratie naar één platform tijdrovend en duur kan zijn.

Wat is content integratie?

Content Integratie kan worden gezien als een speciaal type van data integratie. Een term uit de hoek, die misschien een beetje bekender is, is “Enterprise Information Integration” (EII). Content Integratie biedt de mogelijkheid om vanuit één centraal ecm systeem meerdere ecm-systemen te benaderen. Er is dan sprake van 1 hoofdsysteem oftewel het leidende ECM systeem. wat met behulp van de integratiesoftware zorgt voor ontsluiting van de documenten in de andere ecm systemen. Door deze aanpak is bijvoorbeeld een bedrijfsbrede zoekopdracht goed uit te voeren. Er wordt  op metadata gekeken en waar mogelijk op de inhoud van de documenten van alle ecm-systemen. Het resultaat van de zoekopdracht wordt op een eenvoudige en eenduidige manier aangeboden. zodat de gebruiker niets hoeft te weten over de werking van de onderliggende ECM systemen. Er wordt over alle aanwezige documenten en dossiers een zogenaamde totaal beeld gegeven.

Content integratie bij contentmigratie

Content integratie ziet men als alternatief voor contentmigratie naar een soortgelijk ecm-systeem. Wanneer er een centrale regeling kan worden getroffen voor het documentbeheer, is het toch niet nodig om dit te uniformeren? Bedrijven hoeven niet te investeren in dure en langdradige migratietrajecten. Het geldt vooral voor bestaande applicaties, dat deze niet gemigreerd hoeven te worden. Het is jammer genoeg nu nog niet zo dat het invullen van het centrale beheer van dossiers en documenten gemakkelijk verloopt. Juist de verouderde archief of ecm-systemen, die om een of andere reden te weinig beheerfunctionaliteit hebben, kunnen niet centraal worden beheerd. Bij de integratie blijft het zo dat er grote variëteit aan ecm-systemen is, wat als gevolg heeft dat besparingen op de rechtstreekse beheerkosten moeilijker zijn te realiseren.

Door content integratie te gebruiken, kan de migratie geleidelijk aan een realiteit worden. Deze kan bijvoorbeeld de onderstaande stappen omvatten. Stappen 2 tot en met 4 worden per ecm-systeem, dat gefaseerd wordt, herhaald.

  1. De inrichting en het in gebruik nemen van het nieuwe ecm-systeem.
  2. Verbond van de meta-informatie naar het nieuwe ecm-systeem.
  3. Stapsgewijze uitfasering van de ecm-systemen, waarbij applicaties van het oude naar het nieuwe ecm-systeen worden omgezet.
  4. Stapsgewijze contentmigratie van het oude systeem naar het nieuwe; want de fysieke plaats van het document wordt door het nieuwe systeem bijgehouden en dit systeem kan zonder verdere gevolgen, een document tussen repositories verplaatsen.
  5. Het oude ecm-systeem afsluiten.

Conclusie

Bekeken vanuit information strategy, beheer(kosten) en compliance is het een goed idee om versnipperde ecm-landschappen op te schonen. Door op één ecm systeem te standaardiseren is de it-bedrijfsvoering in staat ecm beter, efficiënter en goedkoper in te richten en te onderhouden. Content integratie zorgt ervoor dat de opschoning geleidelijke plaatsvindt, zonder dat de gebruiker geen last heeft van performance islast heeft van documentenverlies. Anders dan bij traditionele ‘big bang’- contentmigraties kunnen bedrijven geleidelijke migratie beter beheren. Gebruik maken van content integratie maakt het tevens mogelijk dat enterprise zoekopdrachten snel uitgevoerd kunnen worden en beter beschikbaar zijn. Een ecm oplossing kan goed ondersteunen bij  centraal documentenbeheer. Ecm systemen, die gekoppeld zijn aan verticale applicaties, kunnen vervolgens weer praten met  een overkoepelend ecm-systeem.