Non-profit organisatie AWEPA (Association of West-European Parliamentarians for Action against Apartheid) is al sinds de apartheidsjaren in Zuid-Afrika actief en bevordert de democratisering van verschillende landen op het Afrikaanse continent. In februari 2015 kwam AWEPA in contact met het Nederlands Kenniscentrum met het verzoek om een niet al te ingewikkeld HRM systeem te helpen selecteren. Software van Exact en Afas vond men te uitgebreid en te ingewikkeld, de specifieke wensen waren van dien aard dat een minder zwaar HRM pakket moest worden gezocht.
HRM software – werkmethodiek in Excel veel te omslachtig
Het opslaan van informatie in Excelbestanden moest definitief tot het verleden gaan behoren. Het eerder bedachte methode m.b.v. Sharepoint bleek ook geen succes te zijn omdat het betrekkelijk moeilijk was om de juiste HR informatie uit Sharepoint te genereren. Voor het nieuwe HRM pakket waren een aantal wensen belangrijk. Men wilde NAW gegevens kunnen opslaan en het systeem zou ook gemakkelijk verlofregistraties, contracten en de salaris administratie moeten kunnen herbergen . Het moest in de toekomst mogelijk zijn om snel te kunnen zien hoeveel mensen er op een specifiek moment bij de organisatie in dienst waren en hoeveel uur medewerkers gewerkt hadden. De salarisadministratie werd tot nu toe uitbesteed en het zou natuurlijk handig zijn als het nieuwe HRM systeem daarmee gekoppeld kon worden of er zou gelijk een salarisverwerkingsmodule in de HRM applicatie moeten zitten. Vanwege de internationale werkomgeving prefereerde men tevens een HRM systeem met Engels als voertaal.
Longlist softwareselectie door het Nederlands Kenniscentrum
De wensen van AWEPA leidde tot een eerste selectie van vier softwareleveranciers waarbij goed werd gekeken naar de zwaarte van het pakket, de mogelijkheden voor toekomstige uitbreiding alsmede de licentiekosten per gebruiker per jaar. Ook moest de HRM oplossing vanuit de cloud te benaderen zijn. De software van Apployed, Sympa HR, AFAS en de software van Nmbrs® waren stuk voor stuk mogelijke HRM oplossingen die voor AWEPA in aanmerking kwamen. Later in het selectieproces knoopte AWEPA gesprekken aan met Raet en People INC die bij nader inzien ook afvielen. Daarna kwam Visma Software in het vizier.
We hebben uiteindelijk voor de HRM software van Visma gekozen. Het was een combinatie van factoren die uiteindelijke naar deze keuze leidde waaronder de mogelijkheid om het systeem in ‘t Engels te configureren en om gelijk de salarissen in hetzelfde systeem te kunnen verwerken, dat was voor andere partijen nogal een struikelblok.
Over HRM software van Visma Software
Visma Software biedt bedrijven complete cloudoplossingen voor boekhouding, groothandels- en projectadministratie, urenregistratie, accountancy, CRM, HRM en salarisverwerking. Al meer dan 30.000 organisaties in het MKB en binnen de grootzakelijke en de semipublieke sector, werken met software van Visma. Het bedrijf levert haar software onder de namen AccountView, Visma.net, Visma eAccounting, Visma Severa, Visma Teleboekhouden en Mamut One.
Visma Software BV is een dochteronderneming van het Noorse Visma AS, marktleider in Scandinavië en behorend tot de top-10 van Europese businesssoftwarehuizen. Visma biedt haar HRM oplossingen ook aan als Software as a Service (SaaS). Met deze dienst wordt de software gewoon als online service aangeboden.
Een bekend softwarenaam binnen de Nederlandse HR wereld is het al reeds genoemde AccountView. Deze software is ontwikkeld door Visma maar wordt door verschillende Nederlands partijen verkocht en geïmplementeerd. De Account Software Groep behoort tot één van de zes Nederlandse AccountView Expert Centers. Dit keurmerk staat garant voor de kwaliteit van de leverancier. Account Software is de grootste AccountView dealer van Nederland en door Visma Software B.V. 13 keer op rij (2004-2016) benoemd tot dealer van het jaar.
Integratie van HRM en boekhoudkundige functionaliteit
In Nederland zijn tientallen HRM softwareontwikkelaars actief en de ontwikkelde software wordt daarna weer in de markt gezet door tientallen resellers en implementatiepartners. HRM softwareselectie is een proces waar bijna alle Nederlandse MKB-ers en multinationals mee te maken krijgen. Voor kleinere organisaties zijn een lage licentieprijs, flexibiliteit (schaalbaarheid) en online benaderbaarheid anno 2016 bepalende keuzefactoren. Voor bepaalde bedrijven is een alles-in-1 oplossing essentieel. Het liefst verwerkt men de salarissen ook binnen de HRM applicatie of prefereert men boekhoudkundige software met een goede HRM module erbij. De standaard integratie van boekhoudkundige functionaliteit binnen HRM software staat bij sommige leveranciers nog in de kinderschoenen, bij de meeste kan het wel d.m.v. maatwerk of koppeling met andere software worden gerealiseerd.
Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen informatieaanvrager en HRM softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.
Vraag ons software informatiepakket aan en ontvang gerichte informatie over softwareleveranciers die aan uw specifieke softwarevraag voldoen. Ontvang reviews van gebruikers, introductievideo’s en onze handige checklist.
U krijgt rechtstreeks toegang tot ons selectiehulpplatform zodat u allerlei vragen kunt stellen aan HRM softwareleveranciers. Zo komt u tot een afgewogen beslissing en start u het selectieproces met voldoende kennis en achtergrondinformatie. De vervolgstappen bestaan onder meer uit het uitnodigen van diverse softwareleveranciers voor een gesprek en het bezoeken van de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum.