Top 25-advocatenkantoor Van Benthem & Keulen Advocaten heeft de uitrol van BigHand3 Digital Dictation Workflow software afgerond. De software wordt nu binnen de gehele organisatie toegepast en zorgt voor een aanzienlijke verbetering op het gebied van samenwerking en documentproductie. Morningstar Systems, specialist op het gebied van Context Management en Enterprise Content Management, heeft de implementatie verzorgd.
Het project, dat na goedkeuring van de Ondernemingsraad van Van Benthem & Keulen in gang is gezet, is zeer goed geaccepteerd binnen het kantoor. De advocaten kunnen hun dictaten nu meteen naar hun eigen secretariaat of een beveiligde box sturen. Elke secretaresse kan haar werk delen met de gehele afdeling via de afdelingsbox, of zelfs met alle secretaresses in het hele kantoor via de ‘Van Benthem Box’. Dit heeft een zeer positief effect op teamwork tijdens piektijden.
IT manager Marco Zwarts van Van Benthem & Keulen gaf leiding aan het project. Over de productselectie zegt hij: “Voor BigHand Digital Dictation geldt: ‘what you see is what you get’. Een geweldig overzicht, een gebruiksvriendelijke user interface, bescherming van de privacy van klanten en een aantal nuttige functies om op afstand te kunnen werken, zoals ‘Folder Watch’. Maar het belangrijkste is dat de software is ontworpen op basis van de feedback van 300 advocatenkantoren. Dit betekent dat het beter aansluit op de werkwijze van onze medewerkers dan elk ander systeem dat we hebben bekeken.”
In januari zal Morningstar Systems ook de BigHand3 EmailGateway module implementeren. Deze module stelt advocaten in staat om dictaten in de kantoorworkflow op te nemen via Outlook of Outlook Web Access.
Bronnen: CMScentraal & Morningstar Systems