Van de normale Amerikaanse kartonnen doos tot de meest ingewikkelde stansdoos, Box Serve heeft het in zijn assortiment. Dagelijks ontvangt de verpakkingsproducent uit Venlo honderden partijen aan verpakkingsonderdelen, die soms zelfs binnen een dag tot dozen worden verwerkt en worden uitgeleverd. Een goede registratie van de goederenontvangst, voorraden en orders is daarom essentieel. Hiervoor vertrouwt Box Serve al jaren op een geëntegreerde oplossing met AccountView. Eind 2006 is het hele systeem herzien met Radio Frequency Scanning (RF-scanning) als belangrijkste toevoeging.
Van Wylick Packaging
Box Serve is in 1992 opgericht als zustermaatschappij van Van Wylick Packaging. “Met Van Wylick Packaging vertegenwoordigen we sinds 1989 vier gerenommeerde buitenlandse verpakkingsproducenten, terwijl we met Box Serve onze eigen dozen produceren”?, vertelt Geert van Wylick, directeur-eigenaar van Box Serve en Van Wylick Packaging. “Onze afzetmarkt ligt in Nederland, waarbinnen we vooral bedrijven in de metaal en machinebouw bedienen. Dit doen we met een team van 20 medewerkers.”?
Administratiepakket
De financiële boekhouding en voorraadadministratie van zowel Van Wylick Packaging als Box Serve gebeurt in Accountview. “Voor Box Serve hebben we hieraan nog een maatwerkoplossing voor ons productieproces gekoppeld”?, zegt Geert van Wylick. “In het begin werkten we nog met een ander administratiepakket, maar dat hebben we snel vervangen door AccountView. Ons oude pakket was namelijk te licht om samen te werken met het calculatiesysteem dat we als maatwerk hadden gemaakt.”?
Koppeling met AccountView
“Omdat onze softwarebeheerder goede contacten had met Lorentis, AccountView Expert Center, hebben we eerst naar de mogelijkheden van AccountView gekeken”?, vervolgt Geert van Wylick. “De koppeling tussen ons maatwerk en AccountView bleek eenvoudig te realiseren, waardoor we eigenlijk meteen voor AccountView kozen. Daarbij speelden de mogelijkheden tot uitbreiding van de software en de uitstekende support van Lorentis een belangrijke rol. We werken nu sinds 1994 met AccountView. Door de jaren heen hebben we dat uitgebreid met voorraadbeheer en facturatie.”?
Onder de loep
In 2006 heeft Box Serve zijn administratiesysteem onder de loep genomen. “We voerden nog veel gegevens handmatig in en dat wilden we anders hebben”?, geeft Geert van Wylick aan. “Op het moment dat we een minimumvoorraad bereikte, gaf ons voorraadsysteem wel een automatische melding dat er bijbesteld moest worden. Maar de nieuwe bestelling moesten we met de hand uitschrijven. Daarnaast noteerden we de binnenkomst van goederen via vrachtbrieven, die het productiekantoor vervolgens weer intikte in AccountView. Ook bij het productieproces ging veel handmatig. Kwam er een productieorder binnen, dan moest de operator van de machine met een pickbon naar onze magazijnmedewerker lopen om de juiste onderdelen te vragen. Kortom, de kans op fouten was groot.”?
Scannen
Box Serve wilde de administratie van de verschillende stappen in zijn bedrijfstraject graag automatiseren, onder andere door de inzet van barcodescanners. “Ik ben naar een hardwarebeurs gegaan om te kijken welke leveranciers in scanapparatuur ervaring hadden met AccountView”?, vertelt Geert van Wylick. “Phi Data uit Woerden gaf aan dit te hebben en bleek ook nog goede scanners te leveren. Ik heb Lorentis met Phi Data in contact gebracht en samen hebben ze de software voor de koppeling tussen AccountView en de scanners geschreven. Bijzonder daarbij is dat de scanners via RF continue in contact kunnen staan met AccountView. Eind 2006 waren we gereed om ons nieuwe systeem voorzien van scanners te implementeren.”?
Nieuw systeem
Met het in gebruik nemen van scanners heeft Box Serve ook AccountView en zijn maatwerk aangepast. “Ons voorraadbeheer liep deels nog in het maatwerkpakket, maar loopt nu volledig in AccountView”?, vertelt Mike Noldus, verkoop- en marketingmanager van Box Serve en Van Wylick Packaging. “Hierdoor beschikken we over veel meer overzichten. En omdat we ook nog eens met barcodes en RF-scanning werken, hebben we realtime inzage in de daadwerkelijke voortgang van onze productie!”?
Barcodelabels
Box Serve werkt in totaal met vier scanners. Hiervan worden er twee in het magazijn gebruikt, een in de productie en een door de productieleiding. Verder zijn alle machines en magazijnlocaties van barcodelabels voorzien. “Binnenkomende goederen krijgen ook een barcodelabel, waaraan automatisch het aantal en de magazijnlocatie wordt gekoppeld”?, vertelt Geert van Wylick. “In de praktijk betekent dit dat de magazijnmedewerker aan de hand van de informatie op zijn scanner de binnenkomende goederen controleert op aantal en kwaliteit. Vervolgens plakt hij er een barcode op en rijdt de goederen naar de juiste plek in het magazijn. Daar scant hij de label van de magazijnlocatie en ligt de locatie vast. De automatisering van alleen al de binnenkomst van goederen bespaart ons gigantisch veel tijd.”?
Tijdbesparing
Met het nieuwe systeem schat Box Serve tussen de 500 en 1.000 uur per jaar te kunnen besparen. “Het voortraject loopt nu al veel sneller, maar de stappen erna ook”?, zegt Mike Noldus. “De productieleiding geeft in het systeem aan wat er moet worden geproduceerd. Vervolgens ziet de magazijnmedewerker op zijn handscanner – in volgorde van prioriteit – welke goederen hij uit het magazijn naar welke machines moet brengen. Er worden dus geen pickbonnen meer uitgeschreven en productiemedewerkers hoeven niet het magazijn in te lopen. Alles gaat nu via de scanners.”?
Volledig overzicht
Box Serve bespaart nu niet alleen veel tijd, maar heeft ook meer inzicht. “Voorheen kon het wel een paar dagen duren voordat een order administratief verwerkt was”?, gaat Mike Noldus verder. “Nu worden alle handelingen gescand en gaan de gegevens automatisch AccountView in. Hierdoor kunnen we de routing van orders nauwkeurig volgen en zijn voorraadgegevens altijd actueel én accuraat. Mocht een klant vragen naar de status van zijn bestelling, dan kunnen we dat nu zo opzoeken. Vroeger was dat een hele klus.”?
Toekomstmogelijkheden
Het was voor iedereen binnen Box Serve even wennen om volgens de nieuwe manier te werken. “Maar nu speelt iedereen er mee”?, glimlacht Mike Noldus. “Ik kan me voorstellen dat er later nog een koppeling met het internet komt, zodat onze belangrijkste klanten online hun bestellingen kunnen volgen. Zover is het nog niet, maar het systeem biedt ons nu wel de mogelijkheid daartoe!”?
Bron: AccountView