Weg met oude schoenendozen en frommelige bonnetjes. Internetboekhouden biedt kleinere bedrijven aanzienlijke kostenbesparingen en leidt tot een efficiëntere bedrijfsvoering. Wel is het zaak goede afspraken te maken met de accountant. Veel ondernemers in het kleinbedrijf hechten anno 2007 nog steeds aan boekhouden in de oude stijl. Twinfield, leverancier van online-administraties, peilde de gewoontes van 216 ondernemingen. Ruim 70% van de ondernemingen met maximaal vier medewerkers levert de boekhouding op papier aan bij de accountant. Dit blijkt ook te gelden voor bedrijven tot vijftig medewerkers. Volgens onderzoeker Gerard Bottemanne, gespecialiseerd in de beoordeling van financiële administratiesystemen, is het hoog tijd om de schoenendoos te verruilen voor online-boekhouden. ‘Wie efficiënter werkt, kan veel geld besparen. Want een boekhouder rekent al snel euro 40 per uur.’ Sinds de intrede van de pc, rond 1980, voert een deel van de kleine ondernemers de administratie zelf op de computer. Probleem daarbij is dat de gegevens moeten worden uitgewisseld met het systeem van de accountant. Dit proces van synchronisatie is ingewikkeld en verloopt zelden zonder ergernissen. Sommige entrepreneurs zetten een nieuwe stap door te kiezen voor internetboekhouden. Daarbij maken de ondernemer en de accountant gebruik van hetzelfde systeem. Bottemanne schudt moeiteloos vijf voordelen van online-boekhouden uit zijn mouw:
1. Systeembeheer de deur uit
‘Dat is een hele zorg minder. Want systeembeheer is steeds gecompliceerder en duurder geworden. Afscheid nemen betekent geen dure servers aanschaffen, lokaal geen software meer installeren en geen beslommeringen met netwerkbeveiliging. En ook: niet meer update’s of nieuwe versies van softwarepakketten installeren en geen back- ups meer maken. Bij internetboekhouden werk je steeds met de laatste versie.’
2. Boekhouding groeit mee
‘Als je bedrijfje profiteert van conjuncturele groei, en welke onderneming doet dat momenteel niet, kun je niet meer werken met één ”stand alone” pc. Als er nieuwe medewerkers bijkomen, is al snel een klein netwerk vereist, met een server en een paar pc’s. Maar bij internetboekhouden is dat helemaal niet nodig. Ieder pakt zijn eigen notebook, logt in en heeft direct inzicht in de boekhouding.’
3. Administratie up to date
‘De meeste mkb’ers voeren een kwartaaladministratie. Accountants zetten de aangeleverde schoenendozen nogal eens apart om er op een rustig moment eens naar te kijken. Voltooid verleden tijd. Online-werken betekent dat de ondernemer elk moment kan zien wat de accountant uitspookt. Hij weet wekelijks hoe hij ervoor staat.’
4. Altijd en overal beschikbaar
‘Veel kleine ondernemers pendelen tussen de zaak en thuis. Ze moesten voorheen overwerken, omdat ze de boekhouding op de zaak wilden bijwerken. Nu zetten ze thuis de computer aan en kunnen ze onlineboekhouden. Of ze bezoeken een grote klant, zetten hun notebook nog even aan en constateren dat er nog wat facturen openstaan. Geen onbelangrijke wetenschap op zo’n moment.’
5. Interactief boekhouden
‘Een boekhoudpakket bespaart tijd en geld als de software van de ondernemer kan communiceren met die van de accountant. Ze maken dan gebruik van hetzelfde systeem. Er zijn ook andere toepassingen mogelijk, zoals uitwisseling van gegevens met de Belastingdienst. Aangifte van de btw doen is dan slechts nog een kwestie van even op wat knoppen drukken. Ook is een verbinding mogelijk tussen online-boekhouden en internetbankieren.’
Passiviteit van boekhouder remt automatisering
Ondernemersorganisatie MKB-Nederland herkent het beeld van kleine entrepreneurs die hun accountants bestoken met schoenendozen ten dele. ‘Ik kan me voorstellen dat sommige ondernemers nog niet aan internetboekhouden toe zijn. Sommigen moeten een drempel over’, aldus een woordvoerder. Een ander obstakel is de accountant zelf. Aan de onderkant van de markt zijn veel boekhoudkantoren actief die nog altijd opereren in het DOS-tijdperk, met alle beperkingen van dien. ‘Het zijn deze kleine en middelgrote kantoren die de overgang naar het internetboekhouden remmen’, zegt onderzoeker Gerard Bottemanne. ‘Ze zien de schoenendozen met bonnetjes graag komen.’ Een ondernemer kan volgens hem al snel euro 160 per maand besparen door zelf via het internet uren bij te houden, facturen te maken en kosten en bankafschriften te boeken. ‘Maar een boekhoudpakket kan de accountant nooit helemaal vervangen.’ Onlineboekhouden is een kostenpost die sterk uiteen kan lopen, afhankelijk van het aantal administraties, gebruikers en functies. Volgens Bottemanne zijn de maandelijkse kosten voor boekhouden en factureren in het kleinbedrijf gemiddeld euro 35 euro 40 per maand, uitgaande van één administratie en twee gebruikers. Succesvol internetboekhouden vraagt om heldere afspraken. Een ondernemer kan een contract sluiten met een internetaanbieder en daarna zijn accountant toegang verlenen tot dit pakket. ‘Daarmee houdt hij het heft in eigen hand’, zegt onderzoeker Bottemanne. Een andere mogelijkheid is een overeenkomst sluiten tussen de ondernemer en de accountant. ‘In deze, doorgaans wat goedkopere variant is het zaak een helder contract op te stellen om je niet nog meer door de accountant te laten inpalmen’, weet Bottemanne. Copyright (c) 2007 Het Financieele Dagblad
Bron: Het Financieele Dagblad