Over gecontroleerd Warehouse Management met overkoepelende ERP software van Odoo

Als de klant iets besteld en we krijgen een nalevering, willen we daar de controle over hebben zodra het binnen is. We zijn eigenlijk een logistiek bedrijf en de hele flow willen we kunnen beheersen met weinig handelingen.

Wat doe je als je als logistiek bedrijf en groothandel in de foodsector nog te vaak de papierwinkel handmatig moet afhandelen, als je bestelbevestigingen nog steeds per E-mail handmatig naar klanten moet versturen? En wat doe je als je informatie over speciale voedselproducten automatisch wil laten aanpassen afhankelijk van de versheid of rijpheid van een product? Dan ga je nadenken over Warehouse Management. Een WMS (Warehouse Management System) ingebed in een overkoepelend ERP-systeem, handelt de orderstroom in de juiste planningsvolgorde af en beheert de goederenstromen. Als het even kan zonder te veel menselijke inbreng. Voor 99% geautomatiseerd dus. In mei 2015 kwam het Nederlands Kenniscentrum in contact met zo’n soort bedrijf dat op zoek was naar een ERP systeem dat de verwerking van de goederenstroom binnen het bedrijf kon verbeteren. Een kwestie van efficiëntie.

Prijsberekeningen, inkopen, barcodes inscannen, uitleveren, factureren en bestelbevestigingen in één softwaresysteem

In principe wilde deze groothandel informatie maar één keer hoeven in te voeren. Als een bestelling werd gedaan, dan moesten gegevens als het gewicht, het aantal dozen of het aantal producten makkelijk traceerbaar zijn en moet de desbetreffende vervoerder ook zijn uitleverinformatie kunnen toevoegen aan het systeem. Na de inkoop komen de goederen aan in ‘het warehouse’ of magazijn, waar pallets uit de vrachtwagen worden geladen en waar barcodes moeten worden ingescand zodat via de software de voorraadadministratie kon worden aangepast. De inkoopkant is nu beter gestroomlijnd, maar nu de verkoopzijde nog. Als er een bestelling binnenkomt dan moet er automatisch een seintje worden gegeven naar diegene die de fysieke verplaatsing van de producten voor zijn rekening neemt. De locatie van de producten moet bekend zijn (stelling x, rij x) en als de producten verstuurd zijn, moet informatie als datum van verzending ook kunnen worden geregistreerd. En wat betreft de verdere administratieve afhandeling, als je naar het buitenland exporteert is het wel handig als je het daar geldende BTW tarief kan opnemen binnen het ERP systeem.

We hebben recentelijk de keuze gemaakt om te gaan werken met ODOO. Reden hiervoor waren de mogelijkheden van het pakket die aansluiten op onze wensen, het in eigen beheer kunnen draaien van een server. Financieel aantrekkelijk.

ERP software en Warehouse Management van Odoo

Odoo (voorheen OpenERP) is open source software (1) en wordt gebruikt voor diverse zakelijke toepassingen. Voor ieder proces is wel een Odoo module in te zetten, van website en e-commerce tot productie, voorraadbeheer en boekhouding, allemaal geïntegreerd in één ERP-Systeem. U moet Odoo eigenlijk zien als een softwareplatform dat door diverse IT-bedrijven wordt gebruikt om speciale ERP-functionaliteit te ontwikkelen. Ze ontwikkelen dus zelf softwaremodules op basis van de softwareblauwdruk die Odoo biedt. Er zijn vele Odoo specialisten in Nederland actief waaronder ERP Open BV, Odoo Experts, i4Knowlegde en Open2Bizz.  Warehouse Management functionaliteit op basis van het Odoo platform wordt door diverse partijen aangeboden. Softwareleverancier Onestein legt haar Odoo WMS combinatie alsvolgt uit:

Bij Onestein gaan we voor de perfect fit. Geen standaardpakket dus, maar een oplossing afgestemd op uw magazijn. We benutten de flexibiliteit van Odoo om dat waar te maken.

Op de website van een andere softwareontwikkelaar die het Odoo platform gebruikt formuleren ze de voordelen van Warehouse Management met Odoo alsvolgt:

Met Odoo WMS wordt het aantal voorraadtellingen tot een minimum beperkt. Het handmatig tellen en bijwerken van de voorraad is intensief en kostbaar. Met Odoo WMS zal dit tellen niet geheel tot het verleden behoren. Afwijkingen kunnen altijd voorkomen en het systeem is zo goed en nauwkeurig als de gegevens die de gebruikers erin stoppen. Maar Odoo helpt u zeker om de frequentie van tellen substantieel terug te dringen. Dat helpt kostbare manuren te besparen.


Definities:
1. Open Source software – software waarvan de gebruiker de licentie heeft om naast gebruiker, ook ontwikkelaar te zijn. Als software open source is, heeft de verkrijger de licentie om te wijzigen en de wijzigingen te verspreiden mits dit plaatsvindt binnen de voorwaarden van de licentie.


Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen informatieaanvrager en WMS softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.

Vraag ons software informatiepakket aan en ontvang gerichte informatie over Warehouse Management Softwareleveranciers die aan uw specifieke vraag voldoen, reviews van gebruikers, introductie video’s en onze checklist. Zo komt u tot een afgewogen beslissing en start u het selectieproces met voldoende kennis en achtergrondinformatie. De vervolgstappen bestaan onder meer uit het uitnodigen van diverse WMS softwareleveranciers voor een gesprek en het bezoeken van de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum.