GoldMine (CRM) wordt vaak naast Outlook gebruikt, terwijl beide applicaties vaak informatie bevatten die in de andere applicatie ook van belang is om te hebben. Zo komt het nogal eens voor dat een gedeelte van de organisatie (bijvoorbeeld alleen de verkoopafdeling) werkt met GoldMine en ook de afspraken in GoldMine zet bij de klantkaart.
Deze afspraken komen niet automatisch in Outlook, zodat het lastig wordt voor de Outlook gebruiker om inzage te krijgen in de agenda van de GoldMine gebruiker. Andersom geldt natuurlijk hetzelfde; een afspraak die in Outlook staat, staat niet automatisch in GoldMine bij de juiste klantkaart.
U kunt er nu voor kiezen om Outlook met GoldMine (handmatig) te synchroniseren. Daarvoor kiest u binnen File – Synchronize – Synchronize with Outlook u kunt met deze Wizard uw agenda (en eventueel de adressen) synchroniseren tussen Outlook en GoldMine.
Een andere optie is een directe synchronisatie tussen GoldMine en Exchange Server (synchronisatie op serverniveau). U vindt hier alle informatie over GoldMine Integration Services with Exchange Server (GISME).
Goldmine en E-mail
Alhoewel GoldMine prima mailfaciliteiten heeft, wordt er door sommige GoldMine gebruikers voor gekozen om met Outlook te (blijven) e-mailen. Het spreekt voor zich dat de inhoud van emails een belangrijke bron van informatie is die eigenlijk niet in GoldMine mag ontbreken. Indien er vanuit Outlook e-mails worden verzonden staan deze niet in de history bij de klant/ relatie in GoldMine, waardoor er geen totaaloverzicht is in GoldMine.
Met GoldMine Integration Services with Outlook, ofwel GISMO is dit probleem op te lossen. Met deze module staan alle (Outlook) e-mails gelinkt aan de relatiekaart in GoldMine.
Bronnen: CRMcentraal & SyncForce