In januari 2014 maakte Peter van den Berg, general manager van Boere Machinefabriek BV, contact met het Nederlands Kenniscentrum. Het in 1942 opgerichte bedrijf is vanuit Waddinxveen begonnen en exporteert momenteel allerlei soorten schuurmachines naar 46 landen over de hele wereld. Of het nu gaat om het schuren van hout, rubber, kunststoffen, lakken of vele andere materialen, Boere levert perfectie in schuurtechniek met de juiste machines in diverse soorten en maten. Dhr. van den Berg was op zoek naar nieuwe ERP software voor uiteindelijk 15 gebruikers en had een zeer helder wensenlijstje. Het zou tot januari 2016 duren voordat een uiteindelijke keuze was gemaakt. Het werd geen software selectietraject zonder obstakels maar een grondig proces vol afwegingen die als een goed voorbeeld kunnen dienen voor vergelijkbare organisaties die met de invoering van ERP software bezig zijn. In dit artikel wordt inzage gegeven in het proces en de afwegingen waarvoor het bedrijf kwam te staan.
Overkoepelende eisen en wensen nieuwe ERP software
De primaire wens die dhr. Van den Berg liet doorschemeren in de eerste contacten met het Nederlands Kenniscentrum, was dat het nieuwe ERP systeem zich zou aanpassen aan het bedrijf en niet andersom. SAP was naar zijn smaak geen alternatief want men wilde wel kunnen werken op een MAC (hoewel dit eventueel mogelijk is via terminal software of terminal servers). De uiteindelijke ERP keuze zou bepalen of het werken met Apple hardware tot de verleden tijd zou behoren. Vooralsnog wilde men de hardware configuratie gewoon handhaven. Gebruiksvriendelijkheid stond voorop alsmede helder en duidelijk workflowmanagement en de ERP software moest flexibel zijn en zich kunnen aanpassen aan de werkmethodiek die bij Boere gangbaar was. In principe wilde men een bedrijfsondersteunend systeem waaraan een boekhoudsysteem kon worden gekoppeld. De kern van het systeem moest bestaan uit flexibel relatiebeheer. Dat kon een klant zijn, een leverancier of welke andere partij of persoon dan ook.
Flexibel relatieheer was een harde eis voor de nieuwe ERP software
Dhr. Van den Berg vond de opzet van systemen met standaard stambestanden voor relatiebeheer een te starre methodiek. Hij wilde niet vastzitten aan een vooraf bepaalde datastructuur voor relatiebeheer. Hij wilde per persoon of partij informatie kunnen toevoegen op zijn eigen manier. Er waren naar zijn mening natuurlijk wel een paar kerninstellingen die nodig zouden zijn, bijvoorbeeld voor het vastleggen van authorisatieniveau’s, maar hij wilde dat zelf aan-en-uit kunnen zetten. Per relatie of persoon moest toegang tot informatie gewoon aan en uit kunnen worden gezet. Een duidelijke rol per gebruiker, dat wilde dhr. Van den Berg terugzien binnen het in ERP systeem.
ERP met ingebouwde planningsmodule maar wel gewoon door personeel aan te passen
De centrale planning moest niet geheel door de computer star worden afgehandeld. Personeel moest zelfstandig informatie binnen de planningsmodule kunnen veranderen. Het planningsysteem moest ook materieel kunnen toewijzen. Wederom dus weer de wens voor een zeer flexibel ERP systeem.
ERP van Pantheon en Prodware in de race tot november 2014
Na bezoek aan de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum en oriëntatie op diverse ERP leveranciers, werden Pantheon en Prodware als mogelijke kandidaten geselecteerd. Rond november trok Pantheon zich terug omdat het niet de juiste ‘planningvisualisatie’ standaard bij de software kon leveren. Dhr. van den Berg vond het jammer dat dit pas laat in het selectieproces duidelijk werd. De planningsfunctionaliteit vond van den Berg bij Pantheon gelimiteerd en niet erg flexibel. Tijdens het selectieproces werd een presentatie gegeven door Prodware waar dhr. van den Berg niet erg gecharmeerd van was. Boere Machinefabriek was inmiddels een jaar bezig en had nog steeds geen goede match gevonden ondanks diverse andere onderzoeksexercities naar diverse Navision leveranciers.
Herstart ERP selectieproces januari 2015
Het Nederlands Kenniscentrum ging op zoek naar nieuwe softwarepartijen die tegemoet konden komen aan de wensen van Boere, leveranciers zoals Inventive, WSB Solutions en Ridder. Inmiddels had dhr. Van den Berg een groot aantal documenten klaar staan die konden helpen om de selectie vlot te trekken waaronder ook de business case die eerder aan Pantheon en Prodware was verstrekt.
In deze “documenten” staat alles beschreven wat wij terug zouden willen zien in een procesondersteunend systeem. Een absolute must voor een systeem dat een kans wil maken, is onze grondwet: Het systeem werkt op basis van perfecte stambestanden, de perfecte primaire vastlegging, workflowmanagement en autorisatie en maatregelen bij escalatie wanneer een proces spaak loopt.
Boere Machinefabriek BV ging daarna diverse contacten en gesprekken aan met Inventive, Ridder en ABAS. Van deze drie ERP-leveranciers bleven uiteindelijk Inventive en Ridder over als serieuze kandidaten. Er werd een bestaande klant van Inventive bezocht en de demo van deze ERP leverancier werd grondig bestudeerd. Vooral aan het planningsgedeelte van beide ERP configuraties werd de nodige aandacht besteed. Men had een voorkeur voor Inventive omdat de software volledig via de cloud benaderbaar was. Voor beide partijen werd een staatje gemaakt met voordelen en nadelen. Inventive had als voordeel dat ze de financiële administratie ook gelijk in het ERP pakket hadden geïntegreerd. Ridder had geen geïntegreerde financiële module, daarvoor zou AccountView moeten worden gebruikt waar men weer minder gecharmeerd van was. Op basis van alle gegevens heeft Boere nog een laatste prijsaanbieding laten doen en Inventive kwam daar fors duurder uit. Het is volgens dhr. van den Berg zeker niet zo dat de prijs de uiteindelijke keuze heeft bepaald, maar het gaf wel het laatste zetje.
Wat ook goed is aan Ridder is dat ze een interactie met de klanten hebben in de vorm van een forum. Dus je kunt actief deelnemen en referenties lezen en vragen stellen als klant. Ze hebben ook een geweldige oplossing met Microsoft Office. Echt met 1 klik op de knop kunnen ze nu wisselen in het systeem.
Resumerend:
Het Nederlands Kenniscentrum bedankt Boere Machinefabriek BV en vooral Peter van den Berg voor de gedetailleerde inzage in het volledige software selectietraject dat begin 2014 werd opgestart en in 2016 werd afgesloten. Met het bedrijf is afgesproken dat het Nederlands Kenniscentrum ook na de implementatie van de ERP software mag terugkomen voor nadere evaluatie.
Over ERP software van Ridder
ERP software van Ridder is een goede match voor bedrijven in specifieke sectoren in de maakindustrie zoals de machinebouw, scheepsbouw, metaalbedrijven en dergelijke. Inmiddels werken zo’n 750 grote en kleinere maakbedrijven met de software van Ridder. De volgende onderdelen zijn binnen de software o.a. beschikbaar: CRM, verkoopadministratie, voorcalculatie, werkvoorbereiding, planning, inkoop- en voorraadadministratie, projectmanagement, urenregistratie, shop Floor control, barcode en PDA-ondersteuning, financiële integraties, CAD en CAM-integraties en diverse managementinformatie tools. Ridder heeft op haar website een slogan staan die eigenlijk perfect matcht met de primaire wens van Boere Machinefabriek BV;
Een bedrijf moet zich niet aanpassen aan hun softwareleverancier, het is juist eerder andersom. Dit is de voornaamste reden dat Ridder Data Systems BV is uitgegroeid tot marktleider met betrekking tot ERP-software binnen het MKB in Nederland.
Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen informatieaanvrager en ERP softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.
Vraag ons software informatiepakket aan en ontvang gerichte informatie over ERP leveranciers die aan uw specifieke softwarevraag voldoen, reviews van gebruikers, introductie video’s en onze checklist. Zo komt u tot een afgewogen beslissing en start u het selectieproces met voldoende kennis en achtergrondinformatie. De vervolgstappen bestaan onder meer uit het uitnodigen van diverse ERP softwareleveranciers voor een gesprek en het bezoeken van de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum.