Een softwareontwikkelaar die zelf op zoek gaat naar een goede softwarepartner voor de invoering van nieuwe ERP software binnen de eigen organisatie. Dat wordt een behoorlijk kritisch software selectietraject zou u denken en dan heeft u helemaal gelijk. Automatiseren kan zoals iedereen weet grote gevolgen hebben voor een bedrijf en het is de professionele eer van elke softwareontwikkelaar te na om andere softwareleveranciers niet goed tegen het licht te houden wat betreft schaalbaarheid, gebruiksvriendelijkheid en overige kwalitatieve eisen.
Over de informatieaanvrager
Jutten Simulation & Training BV is een wereldwijd opererend bedrijf dat geavanceerde online trainingplatformen voor bedrijven ontwerpt, bouwt en implementeert. Het personeelsbestand van Jutten bestaat inmiddels uit pedagogen, software engineers, multimedia ontwerpers en projectmanagers die beschikken over uitgebreide internationale ervaring op het gebied van E-learning, simulatie games en training technologie voor de detailhandel, de horeca, het onderwijs en de industrie. Jutten ontwikkelt virtuele praktijkopleidingen (webportals, E-learning) en richt zich op het trainen van procedures en vaardigheden die medewerkers van organisaties moeten beheersen. In juli 2014 nam de organisatie contact op met het Nederlands Kenniscentrum. De specifieke softwarevraag betrof het automatiseren van de eigen organisatie waaronder ook een datasysteem om de processen binnen de organisatie te kunnen volgen.
We hebben voor Exact Nederland gekozen. De implementatie is met horten en stoten gegaan. De opleidingen die gegeven werden, aan onze mensen die ermee moesten werken, lieten wel te wensen over.
Softwarevereisten die Jutten Simulation & Training stelde aan de nieuwe ERP software
Jutten Simulation & Training BV zocht een bestaand ERP pakket die al een hoop standaard functionaliteiten in zich zou hebben zodat er weinig maatwerk aan zat te komen. Het bedrijf zou haar eigen softwareontwikkelingstrajecten willen kunnen volgen, uren kunnen schrijven, projecten kunnen automatiseren en ook aan kostenbeheersing willen doen. De bedoeling was ook dat er voldoende CRM softwarefunctionaliteit voor de sales werd ingezet en dat facturaties konden plaatsvinden vanuit het systeem. Er was geen behoefte aan koppelingen naar bestaande softwaresystemen, het moest een ERP pakket worden dat zoveel mogelijk bij hun eigen markt zou passen. Het moest flexibel, modulair op te schalen en in de cloud benaderbaar moeten zijn.
De implementatie van de nieuwe software zou worden uitbesteed. Men wilde graag gebruik maken van alle moderne kanalen (social media) zodat klanten hun eigen portfolio konden vormgeven. De nieuwe ERP/CRM combinatie moest het mogelijk maken om bijvoorbeeld sommige modules aan en uit te kunnen zetten. Het moest echt software zijn die kon meegroeien of krimpen met de organisatie als daar behoefte aan zou zijn in de toekomst.
Advies van het Nederlands Kenniscentrum inzake potentiële ERP leveranciers en de keuze
Uit de database van het Nederlands Kenniscentrum kwamen vier leveranciers naar voren die de tegemoet konden komen aan de eisen die Jutten op tafel had gelegd. Dit betroffen Exact, Deltek, SAP Business One van Project Partners, OpenERP van Onestein en de ERP software van Afas. Na succesvolle gesprekken met Afas werd toch gekozen voor Exact Nederland. De organisatie was tevreden over de software maar minder tevreden over de geboden cursus.
Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen informatieaanvrager en ERP softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.
Vraag ons software informatiepakket aan en ontvang gerichte informatie over ERP leveranciers die aan uw specifieke softwarevraag voldoen, reviews van gebruikers, introductie video’s en onze checklist. Zo komt u tot een afgewogen beslissing en start u het selectieproces met voldoende kennis en achtergrondinformatie. De vervolgstappen bestaan onder meer uit het uitnodigen van diverse ERP softwareleveranciers voor een gesprek en het bezoeken van de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum.