“De onderwijsmarkt ontwikkelt zich door allerlei maatregelen van de overheid heel duidelijk en in een hoog tempo in de richting van een ‘normale’ bedrijfstak. Termen als concurrentie, efficiency en transparantie worden dan ook steeds vaker gehanteerd. Door toenemende concurrentie worden onderwijsinstellingen gedwongen om focus te leggen op een commerciële en relatiegedreven marktbenadering. Veel aandacht is er o.a. voor instroommanagement, alumnibeheer en het op peil brengen en houden van de derde geldstroom. Zonder de juiste ICT ondersteuning is het onmogelijk om dit op een efficiënte en transparante wijze tot stand te brengen. Een Customer Relationship Management (CRM) systeem kan hiervoor de oplossing zijn. De ‘customers’ van een onderwijsinstelling zijn in dit geval potentiele en ingeschreven studenten, maar ook alumni, bedrijven, in verband met stageplaatsingen, en leveranciers.”
Microsoft is al een aantal jaren actief in de onderwijsmarkt met de ‘Learning Gateway’ propositie. Hoe sluit CRM hier op aan?
“De Learning Gateway richt zich op het primaire proces binnen de onderwijsmarkt, namelijk het onderwijs. Met de tools en software die de Learning Gateway bevat, kan een instelling aan zowel docenten als studenten middelen aanreiken die werk of studie faciliteert. Microsoft CRM daarentegen richt zich op het secundaire proces, die van afdelingen zoals HR, Finance, Marketing, het College van Bestuur, kortom de stafafdelingen zoals elke organisatie die kent. Omdat zowel de Learning Gateway als CRM gestoeld zijn op dezelfde platformgedachte is de mogelijkheid tot integratie groot. Dit creëert overzicht en inzicht.“
Wat zie je als meest voorkomende reden voor een onderwijsinstelling om met Microsoft CRM aan de slag te gaan?
“Veel instellingen hebben in de afgelopen periode gekeken naar CRM applicaties, maar kwamen doorgaans tot de conclusie dat deze te zwaar, te kostbaar en te complex zijn om er snel mee aan de slag te kunnen. Met Microsoft Dynamics CRM, zoals het officieel heet, merken we dat hier verandering in is gekomen. Microsoft CRM werkt namelijk op een manier die duidelijk het onderscheid maakt ten opzichte van concurrerende CRM pakketten:
- Werkt zoals u zelf werkt – volledige CRM functionaliteit aangeboden vanuit de bekende omgeving van Outlook en Office.
- Werkt zoals uw organisatie werkt – flexibel en snel aanpasbaar met uitgebreide mogelijkheden voor rapportage en workflow.
- Werkt zoals IT zou moeten werken – eenvoudige installatie, beheer en integratie met bestaande applicaties via het .NET platform
De sleutelwoorden die we steeds terughoren van onderwijsinstellingen is dat ze CRM als gebruikersvriendelijk ervaren en het goed aansluit bij de systemen en software die al in gebruik zijn. Dit verlaagt de drempel om daadwerkelijk CRM te gaan gebruiken aanzienlijk. Je hoeft niet ‘naar je CRM systeem te gaan’, zodra je Outlook opent om je contactpersonen bij te werken of Word om een brief aan een student te sturen, werk je ook met CRM.”
Toch blijven er altijd andere, legacy-achtige systemen die niet zonder meer opgeheven kunnen worden, zoals Isis of Osiris. Hoe gaat Microsoft CRM hiermee om?
“Met behulp van webservices en connectoren is het mogelijk om elk systeem te koppelen aan Microsoft CRM. Het is een kwestie van bepalen welke data waarheen ontsloten moet worden en deze koppeling dan ook realiseren. Dit is typisch maatwerk dat door Microsoft partners wordt uitgevoerd.”
Tot slot wil ik graag nog iets weten over de prijsstelling van Microsoft CRM, kan je daar iets over vertellen?
“Het goede binnen de onderwijsmarkt is dat alle onderwijsinstellingen software kunnen en mogen inkopen via hetzij SURFDiensten, hetzij SLB Diensten. Hier kunnen zowel instellingen als studenten reguliere, legale en actuele software aanschaffen tegen zeer scherpe prijzen. Dit geldt dan ook net zo hard voor Microsoft CRM als voor alle andere software.”
Bronnen: CRMcentraal & Macaw