Een bedrijf gespecialiseerd in service, onderhoud en revisie van dieselgedreven noodstroomaggregaten was op zoek naar nieuwe ERP functionaliteit. Door een externe adviseur van het bedrijf werden de eerste contacten gelegd met het Nederlands Kenniscentrum. De nieuwe software moest aan een lang wensenlijstje voldoen en men ging dus ook niet over één nacht ijs. Men begon in augustus 2015 en koos ten slotte in mei 2016 voor een ERP leverancier. Het hieronder beschreven selectieproces is een samenvatting van bijna een vol jaar ‘plussen en minnen’.

We hebben uiteindelijk een keuze kunnen maken voor de Microsoft Dynamics NAV oplossing van 4PS. Wat betreft filosofie past het goed bij de organisatie en de uitvoering is erg goed. We hebben ook software bekeken van Acto, Syntess en Herke ICT maar 4PS sprak ons erg aan, mede vanwege de inhoudelijke kennis en de achterliggende ICT ideeën.

Bestaande te ‘zware’ ERP systeem en losse software-eilanden te inefficiënt

De vraag naar nieuwe ERP software werd pas echt dringend toen het bedrijf zich afsplitste van een grotere organisatie. De afgeslankte organisatie maakte nog maar deels gebruik van de mogelijkheden van het al in gebruik zijnde ‘zware’ softwaresysteem van leverancier ISAH. Daarnaast was het bestaande ERP systeem ook verouderd. Zo kon men bijvoorbeeld offertes en facturen geeneens digitaal verwerken en werd gebruik gemaakt van diverse los opererende software-eilandjes om een en ander te bewerkstelligen. Het in gebruik zijnde ERP pakket was volgens de extern adviseur van het bedrijf niet zo gebruiksvriendelijk en ook wat ‘Spartaans’ ingericht.

Functionele eisen voor de nieuwe ERP software

Het nieuwe ERP systeem moest over een calculatiemodule beschikken. Er werd nog teveel handmatig ingevoerd. Men wilde ook snel informatie van artikelen kunnen inlezen en prijsaanpassingen kunnen doen zonder dat men Excel of Word zou hoeven te gebruiken.  Een goed overzicht van offertes en facturen met direct een link naar CRM-functionaliteit of een CRM-module was belangrijk om gelijk te kunnen zien wat de status was als ze een relatie aan de telefoon zouden krijgen. Een koppeling met AccountView was ook wenselijk. De buitendienst van deze organisatie moest alle informatie omtrent het onderhoud aan machines nog handmatig bijhouden met daardoor het risico op fouten. Bovendien zou het ook zeer handig zijn als monteurs gelijk ter plekke hun gemaakte uren digitaal konden invoeren.

Advies van het Nederlands Kenniscentrum inzake ERP software voor onderhoudsbedrijf

Op basis van de uitgebreide wensenlijst gecommuniceerd door de externe adviseur van de organisatie kwamen Prodin, Ridder, SAP Business One van Logres alsmede software van Exact bij het Nederlands Kenniscentrum het eerst naar boven. De software van Ridder en Exact had de extern adviseur van het bedrijf zelf ook al op het oog dus dat was een prima bevestiging. De door het Nederlands Kenniscentrum opgestelde ‘match’ wees in ieder geval in de juiste richting. Ook softwareleveranciers zoals Acto, Syntess en Herke ICT  werden onderzocht. Ridder IQ en de bestaande leverancier ISAH kwamen uiteindelijk op de shortlist te staan. Pas later ontdekte men de ERP software van 4PS en de contacten bevielen zo goed dat de zowel Ridder als ISAH uiteindelijk toch afvielen.

Over 4PS

4PS is een ERP-specialist voor de bouw, voor GWW-bedrijven en de installatiebranche. Softwareoplossingen van 4PS zijn gebaseerd en gebouwd op de nieuwste versie van Microsoft Dynamics NAV (Navision). Deze business applicatie integreert met overige tools van Microsoft voor bedrijven, als Office 365, Power BI, Skype for Business en Microsoft Azure. Stuk voor stuk gebruikersvriendelijke applicaties die bedrijven helpt in het dagelijkse werk. Het softwarepakket ‘4PS Construct’ is bijvoorbeeld al verkrijgbaar in meer dan 20 landen en ruim 600 bedrijven realiseren wereldwijd projecten met behulp van de ERP software van 4PS. Deze softwareleverancier is ISV-partner (Independent Software Vendors) van Microsoft.


Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen informatieaanvrager en softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.

Vraag ons software informatiepakket aan en ontvang gerichte informatie over softwareleveranciers die aan uw specifieke softwarevraag voldoen. Ontvang reviews van gebruikers, introductievideo’s en onze handige checklist.

U krijgt rechtstreeks toegang tot ons selectiehulpplatform zodat u allerlei vragen kunt stellen aan leveranciers. Zo komt u tot een afgewogen beslissing en start u het selectieproces met voldoende kennis en achtergrondinformatie. De vervolgstappen bestaan onder meer uit het uitnodigen van diverse softwareleveranciers voor een gesprek en het bezoeken van de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum.