GTI Zuidoost BV zet OpenIMS DMS in de volle breedte van haar organisatie in. Vanaf de afdeling inkoop, via werkvoorbereiding tot en met de engineers van de diverse operationele afdelingen wordt het webbased document management systeem als de primaire omgeving ingezet voor het beheren van alle documentstromen binnen de projecten.
Werken met projectdossiers
Geautoriseerde medewerkers (inloggen op OpenIMS middels een autorisatie op MS Active Directory) kunnen via een assistent projectgegevens ophalen uit BaanIV, waarna de assistent een voorgedefinieerde mappenstructuur binnen het projectdossier genereert waarbij ook de juiste autorisaties aan de deelnemende projectleden worden uitgedeeld.
Documentnaamgeving
Documentnaamgeving wordt door OpenIMS afgedwongen op basis van o.a. het projectnummer en het type document. Medewerkers kunnen binnen projectdossiers op basis van sjablonen (Microsoft Office) documenten aanmaken en beheren. Tevens wordt er per document een set van metadata vastgelegd zoals projectnummer en eigenaar. Deze gegevens kunnen vervolgens weer in de betreffende documenten worden opgenomen. Alle documenten in het DMS staan onder versiebeheer en regie van een workflow waarbij de status in een oogopslag zichtbaar is.
E-mail registratie in het projectdossier
Belangrijke e-mailberichten kunnen vanuit Microsoft Outlook in OpenIMS DMS worden geregistreerd en in een projectdossier met de juiste project kenmerken worden geplaatst. Na het afronden van een project kan het gehele dossier worden bevroren (gearchiveerd) zodat er geen documenten meer kunnen worden bewerkt. Het dossier is nog wel raadpleegbaar indien men over de juiste rechten beschikt.
Bronnen: DMScentraal & OpenIMS