Met de oude software zat Topper Verpakkingen nog met veel handmatig administratief werk, dat de groei van de onderneming in de weg stond. Daarom stapte het bedrijf als een van de eerste in Nederland over op Microsoft Dynamics Entrepreneur Solution 2008 met als implementatiepartner Dynamic People.
Topper Verpakkingen is een groothandel in innovatieve verpakkingen. Het bedrijf uit Aalsmeer heeft zich gespecialiseerd in de verpakking en verzending van multimedia, zoals cd´s, dvd´s en boeken. Topper Verpakkingen verzorgt bijvoorbeeld de jaarlijkse, wereldwijde verzending van de boeken van World Press Photo.
Bij Topper Verpakkingen werken “tweeënhalve man” en dat moet zo blijven, vindt eigenaar Richard Smit. “We hebben een goedgevulde orderportefeuille en groeien gestaag, maar we willen geen nieuwe mensen aannemen en de kosten laag houden. Met slimme automatisering is dat te realiseren.”
Op zoek naar de perfecte oplossing
Bij gebrek aan beter werkte Topper Verpakkingen tot voor kort met een combinatie van twee programma´s: Exact Compact en SuperOffice. Smit: “Met Exact kun je leuk je administratie doen, maar het heeft zijn beperkingen. Zo kunnen we er wel mee factureren, maar bijvoorbeeld geen pakbonnen mee maken. Met SuperOffice kunnen we wel pakbonnen maken, maar daarmee kun je weer niet factureren.”
Smit was al jaren op zoek naar ´de perfecte oplossing´ voor zijn administratie, voorraadbeheer en relatiemanagement. Smit: “Ik heb alle programma´s wel gezien. Maar ik zocht een oplossing waarmee we vooral simpel kunnen werken. Waarmee we even snel een klantkaart kunnen raadplegen en direct een nieuwe order kunnen aanmaken, zonder allerlei menu´s door te moeten of op een of andere cryptische toetscombinatie zoals Shift-F12 te moeten drukken.
“We hadden het snel door: dit is het! Qua gebruik is Dynamics Entrepreneur een heel simpel pakket, maar het kan zó veel.” Richard Smit, eigenaar Topper Verpakkingen
Natuurlijk zijn er wel gespecialiseerde softwarepakketten die alles kunnen, maar in onze branche kosten die rustig twintigduizend euro.” Smit: “Exact Compact kostte ons eenmalig 2800 euro plus jaarlijks 700 euro aan onderhoudskosten. De aanschafprijs van Microsoft Dynamics Entrepreneur ligt in de buurt van deze jaarlijkse onderhoudskosten, dus daar hoefden we niet lang over na te denken.
Een duur pakket en tóch nog handwerk in het weekend
Met zijn combinatieoplossing was Smit gedwongen om elke zaterdagavond thuis de administratie te doen: “Mijn collega´s voerden gedurende de week alle orders in SuperOffice in. In het weekend maakte ik de facturen in Exact.” Totdat hij op de radio een reclamespotje hoorde van Microsoft en besloot eens te bellen.
Daarna ging het snel. Via distributeur XDIS kwam de volgende dag een consultant van Dynamic People een demonstratie geven van het gloednieuwe Microsoft Dynamics Entrepreneur Solution 2008. “Het zag er heel logisch en eenvoudig uit. Net als Outlook, eigenlijk. We konden meteen alles zelf even uitproberen en al snel hadden we het door: dit is het! Qua gebruik is het een heel simpel pakket, maar het kan zó veel.”
Eenvoudig in gebruik, oneindig in mogelijkheden
Op 7 november 2007 stapte Topper Verpakkingen over op Microsoft Dynamics Entrepreneur Solution. “We hebben onze gegevens uit onze oude administratie geëxporteerd naar een Excel-bestand en Dynamic People heeft die data vervolgens weer geïmporteerd in Dynamics Entrepreneur. Daarna hebben ze ons nog even wegwijs gemaakt en binnen een dag konden we al beginnen. Zo simpel was het.”
Nu – een paar maanden later – blijft Smit zich verbazen over de eenvoud in gebruik en de vele mogelijkheden van Dynamics Entrepreneur. “Je hoeft geen computer-wizard te zijn om de gegevens die je wilt zien tevoorschijn te toveren. Als ik de openstaande posten wil zien, dan klik ik gewoon op de knop ´Openstaande posten´. Niks geen ingewikkelde formules of toetsencombinaties.”
Dankzij de integratie met Microsoft Office kunnen Smit en zijn collega´s de geraadpleegde informatie op meerdere manieren gebruiken. “Heb ik bijvoorbeeld een afspraak in de buurt van Zwolle, en wil ik daar tevens een aantal klanten bezoeken, dan kan ik in Dynamics Entrepreneur heel snel alle klanten in de omgeving van die plaats selecteren, een lijstje exporteren naar Excel en daar een afdruk van maken. Daar was ik vroeger wel even mee bezig.”
“Nu het handwerk is geautomatiseerd, hoef ik me nog maar één dag in de week op kantoor met de administratie bezig te houden. De tijd die ik overhoud kan ik nu besteden aan activiteiten om de omzet te verhogen,” aldus Richard Smit, eigenaar Topper Verpakkingen
Ook het plannen van zijn afspraken en werkzaamheden is gemakkelijker geworden volgens Smit: “Als ik in Dynamics Entrepreneur bijvoorbeeld een offerte maak, dan kan ik er meteen een opvolging voor maken, waarbij er een taak aan de takenlijst van Dynamics Entrepreneur wordt toegevoegd. Van die offerte kan ik later heel snel een order maken. En daarvan ontvangt mijn klant automatisch een orderbevestiging. Dat werkt allemaal zo mooi.”
“Je verwacht niet dat een pakket, dat zo eenvoudig werkt, zoveel mogelijkheden heeft”, zegt Smit. “Al het handwerk dat we vroeger hadden gaat nu vanzelf. Ook hebben we nu perfect inzicht in het verloop van de orders. Zo kunnen we het hele traject van een bestelling volgen, van offerte tot en met de betaling van de factuur. In één oogopslag zien we wanneer we een klant voor het laatst iets hebben geleverd en met een druk op de knop maken we een nieuwe bestelling voor hem aan. Prijswijzigingen zijn heel eenvoudig door te voeren en vanuit het systeem kunnen we direct bestellingen plaatsen bij onze leverancier.”
Tijd over om omzet te vergroten
Topper Verpakkingen gebruikt nog niet eens alle functionaliteiten van Dynamics Entrepreneur. “Dat is misschien wel het enige nadeel van het pakket,” zegt Smit lachend, “er zit zoveel in, dat ik nog niet kan inschatten of en hoe we het allemaal kunnen gebruiken.” Dat is iets wat het bedrijf nog moet ontdekken.
“Nu het handwerk is geautomatiseerd, hoef ik me nog maar één dag in de week op kantoor met de administratie bezig te houden. De tijd die ik overhoud kan ik nu besteden aan activiteiten om de omzet te verhogen.”
