Tribal Internet Solutions presenteert de kennisbank module: software die (helpdesk)medewerkers helpt bij het snel en accuraat verzamelen en oproepen van informatie. Deze module vervangt de papierstromen en grote archieven gevuld met mappen, die veel bedrijven nog steeds nodig hebben voor het verzamelen en ordenen van informatie. Zo wordt de bedrijfsinformatie breder en beter toegankelijk gemaakt. De gegevens worden centraal opgeslagen en zijn eenvoudig overal in het bedrijf op te roepen en te doorzoeken.
“Dankzij de kennisbank staan klanten minder lang in de wacht”
Tribal ontwierp de module speciaal voor Waterweg Wonen, de grootste woningcorporatie van Vlaardingen. Daar implementeerde Tribal zijn T-site content management systeem en begreep uit het “Plan van eisen” van Waterweg Wonen dat er behoefte bestond aan een database voor uitgebreide informatie, die niet geschikt is om integraal op intranet te zetten. “We zijn erg gelukkig met deze aanvulling”?, aldus Esther Witkamp van Waterweg Wonen. “Onze medewerkers van het Woonpunt hebben nu via een Google-achtige interne zoekmachine snel de informatie die ze nodig hebben. Zij zijn er dan ook erg tevreden mee. Net als de klanten, die minder lang in de wacht staan en meestal binnen één gesprek met één persoon weten waar ze aan toe zijn. “?De kennisbank module kan worden gevuld met (kennis)artikelen en andere bronnen van informatie, afkomstig uit allerlei media en bronnen vanuit de organisatie. Deze informatie, die tot voor kort in mappen op de bureaus of in de kasten van Waterweg Wonen stond, wordt gedigitaliseerd. Vervolgens zijn de benodigde gegevens eenvoudig te achterhalen via een eenvoudige zoekmachine, die veel overeenkomsten vertoont met de gangbare zoekmachines die op internet gebruikt worden. Daarmee kunnen de medewerkers van het Woonpunt van Waterweg Wonen door een zoekopdracht te geven eenvoudig een antwoord vinden op de vraag van de klant, zowel telefonisch als aan de balie. Hierdoor kunnen zij vragen direct beantwoorden, is de klant sneller geholpen en heeft deze geen last van een “kastje naar de muur”-gevoel.
Handige functionaliteit
De zoekopdrachten worden voortdurend “getrackt” door de software en kunnen vervolgens worden geanalyseerd. Zo kan een bedrijf de kennisbehoefte goed in kaart brengen en de gevonden resultaten relatief eenvoudig optimaliseren om de medewerker nog sneller te laten vinden wat hij zoekt. Ook houdt de kennisbank de datum bij van de laatste wijzigingen, zodat de gebruiker weet dat het een recente versie betreft. Daarnaast kunnen gebruikers door middel van “favorieten” aangeven welke informatie zij regelmatig nodig hebben. De meest recente versie van deze informatie verschijnt als het favoriete artikel wordt opgeroepen, hierbij zijn de wijzigingen in het artikel vetgedrukt. Artikelen kunnen door de beheerders aan elkaar gekoppeld worden. Zo wordt het nog gemakkelijker voor de gebruikers om tussen gerelateerde documenten heen en weer te gaan. Ook maken artikelnummers het mogelijk om de artikelen te koppelen aan het intranet of internet. Daarmee krijgen de andere gebruikers van intranet ineens ook toegang tot een uitgebreide schat aan informatie.
Bron: Tribal Internet Solutions