Afdeling Incasso zet documentcreatiesysteem in voor externe correspondentie. Waterbedrijf Groningen kiest SmartDocuments voor het opstellen en beheren van sjablonen. Het documentcreatiesysteem van High Concept wordt in eerste instantie ingezet op de afdeling Incasso om de externe correspondentie te stroomlijnen. Ook Waterleiding Maatschappij Drenthe (WMD) en dochteronderneming Waterlaboratorium Noord (WLN), waar Waterbedrijf Groningen een samenwerkingsverband mee heeft, gaan SmartDocuments implementeren.
In de pilot gaat de afdeling Incasso werken met SmartDocuments. Na de zomer wordt gestart met het verder uitrollen van het systeem per afdeling of per proces naar de rest van de organisatie(s). Waterbedrijf Groningen werkt samen met WMD en WLN op het gebied van automatisering, IT en systemen. De koppelingsmogelijkheid met het aanwezige documentmanagementsysteem van BCT Guiding Documents was een belangrijke overweging om te kiezen voor SmartDocuments. Het documentcreatiesysteem biedt een structuur op het gebied van sjabloonbeheer binnen en tussen de drie organisaties. “SmartDocuments is laagdrempeliger in beheer dan onze huidige voorzieningen op dit gebied en biedt meer mogelijkheden voor de toekomst. Dit betekent een groot voordeel op het gebied van informatievoorziening”, zegt Bas Baalmans, hoofd Documentaire Informatie Voorziening (DIV) bij de twee waterbedrijven. “Daarnaast leent SmartDocuments zich ook goed voor de interne communicatie. Het is moeilijk prioriteiten te stellen in onze wensen, vanwege de vele mogelijkheden die SmartDocuments biedt.” “Wij zijn verheugd met de samenwerking met de twee waterbedrijven en het laboratorium en ondersteunen graag het uitrolproces dat op de planning staat”, zegt Marco Drost, algemeen directeur High Concept. “SmartDocuments biedt overzicht en structuur waardoor de informatievoorziening tussen de organisaties efficiënter kan verlopen.”
Bronnen: DMScentraal & DocumentWereld