Veel mensen verwarren online taak beheer met online project beheer. Zij hebben de gewoonte om deze twee disciplines hetzelfde zijn en dat kan op de lange baan gevaarlijk zijn voor het succes van de organisatie, vooral als het aankomt op het kiezen van een hulpmiddel en risicobeheer. Het is belangrijk om het verschil tussen de twee te kennen zodat verwachtingen duidelijk gesteld kunnen worden binnen de organisatie en met de externe belanghebbenden.
Projecten bestaan altijd uit taken, maar taken hoeven niet perse een deel te zijn van projecten.
Het spreekt voor zich dat taken de bouwstenen zijn van projecten. Wanneer we een project beginnen aan te pakken is één van de eerste dingen die gedaan wordt: een duidelijke opsplitsing te maken in discrete taken. Die taken zijn gewoonlijk van korte duur en zijn toegewezen aan één persoon. Het team of het lid waarop geconcentreerd wordt, zal goed werk verrichten door taken van hun lijst te volgen en door dat te doen kan men tevens gehele projecten collectief afronden.
Maar elke taak op een takenlijst, hoeft niet perse deel te zijn van een project. De meeste mensen die op projecten werken, hebben een collectie van toegevoegde taken op Post-It notities, online trackers en whiteboards. Er wordt steeds vaker naar manier gezocht om zowel project taken als niet-project taken te beheren en prioriteiten te stellen (en niet te vergeten om deze samen te laten werken!), wat smeekt om een online tracking oplossing.
Online taken management is kort gezegd: de weg met de minste weerstand.
Als je op het net zoekt naar “online projectmanagement” zul je honderden producten zien die zichzelf bestempelen als project management hulpmiddelen. Maar wees voorzichtig: als je iets zoekt dat geraffineerder is dan taak einddata of een lijst van mijlpalen, zul je vaak teleurgesteld zijn.
Gericht door Basecamp, zijn deze takenbeheer tools heel effectief geweest op twee kernmanieren:
Ze hebben een gemeenschappelijke web-gebaseerde interface waarin teams kunnen samenwerken. Ze geven die teams ook een manier om taken te noteren en eind data te plannen zodat die toereikend is voor front-line werkers die zich hoofdzakelijk met hun eigen productiviteit drukmaken.
Gemakkelijk? Ja. Krachtig? Betwistbaar. Ze verslaan Post-It notities helemaal, maar als je slechts gaat tot het beheren van takenlijsten, kun je jouw projectteam blootstellen aan sommige ongewenste risico’s.
Online project management is niets anders dan: takenbeheer naar het volgende niveau brengen.
Voor teams die grote initiatieven gedaan willen krijgen (of zelfs vele kleinere concurrerende projecten), zullen simpele takenlijsten met einddata niet echt voldoende zijn. Taakbeheer applicaties geven de projectmanager die het project (of portfolio van projecten) moeten overzien geen inzicht in de volgende belangrijke gebieden:
– Taakschatting – hoe lang zal elke taak duren? Doe lang zal het geheel project duren?
– Projectplanning – Zal de persoon die is aangewezen wel in staat zijn om het werk binnen de vastgestelde tijd af te ronden? Zal het geheel project op tijd af zijn?
– Hulpbronnen en capaciteitsplanning – Heeft het team voldoende hulpmiddelen om het project af te ronden volgens specificaties of om bereiksnijdend te zijn of moeten hulpmiddelen balancerende stappen worden genomen?
– Portfoliowijd beheer – Welke projecten hebben prioriteit voor de organisatie? Worden zijn adequaat bemand of gefinancierd?
– Risicomanagement – Wordt de juiste vooruitgang gemaakt? Zijn er risicogebieden in het plan die aandacht vereisen?
Door deze aspecten te begrijpen, is er geen geavanceerde diploma of formele certificering nodig. Maar het vereist wel een beetje meer informatie die je kunt zetten in je taakbeheel tool. Zaken zoals beschikbaarheid en werkschattingen creëren een andere as voor informatie die kritische zakelijke beslissingen informeren die de bodemlijn rechtstreeks beïnvloeden.