Selecteer een pagina

Een van de uitdagingen voor managers van grote bedrijven is de moeilijkheidsgraad, maar ook de medewerkers van die bedrijven hebben er moeite mee om hun eigen taak op de afdeling uit te voeren. Er zijn talrijke boeken geschreven over planning, organisatie en persoonlijke effectiviteit. Toch is er één daartussen dat een simpele, allesomvattende methode beschrijft, dat populair is geworden onder de afkorting GTD. Het boek waarnaar verwezen wordt is “Getting Things Done”, geschreven door David Allen.

Eenvoudig gezegd, komt de methode van mr. Allen voor de aanpak van projecten op het volgende neer: ga na wat je als eindresultaat wilt hebben, stel de eerstvolgende zinnige stap op weg naar het einddoel op, plan hoe deze actie zal worden uitgevoerd, voer daarna de actie op het juiste moment uit en bepaal nogmaals de stap die daarna volgt.

Het leuke is dat Allen zich niet alleen concentreert op het aan elkaar koppelen van een stappenplan, een totaal projectplan of een compleet stappenplan. Nee, hij concentreert zich op het gewenste eindresultaat en de daarop volgende zinnige stap en daar draait het allemaal om. Als zich een verstoring of struikelblok op je weg bevindt, dan ga je daarmee om op dezelfde manier: je gaat na wat je doel ook alweer was en welke stap ondernomen moet worden om de hindernis te overwinnen zodat je dichterbij het doel kunt komen.

Er zullen natuurlijk wel mensen zijn, die van mening zijn dat de efficiëntie van het gehele proces wordt verbeterd als je van tevoren rekening houdt met eventuele struikelblokken en alvast daaromheen plant als je je route al helemaal hebt uitgestippeld. Dat is natuurlijk zo, maar is er wel een werkproces dat van begin tot eind kan worden uitgestippeld en precies volgens planning geschiedt? Of je zult heel lang bezig zijn met de planning en het design van de voortgang, of je zult helemaal in de war raken bij de eerste de beste moeilijkheid.

De bedrijfssoftware genaamd Dynamic Case Management is gebaseerd op het idee van David Allen om niet van a tot z te plannen voor het realiseren van het gewenste eindresultaat.

Forrester Research, top bureau voor de technologie en het doen van marktonderzoek, op het gebied van applicaties en zakelijke software, had het volgende te zeggen over DCM: “Het vertegenwoordigt een compleet nieuwe aanpak. DCM is een semigestructureerd en ook samenwerkend, dynamisch, mens- en informatie intensief proces dat gedreven wordt door externe evenementen en vereist stapsgewijze en progressieve reacties van het bedrijfsdomein dat over de zaak gaat.”

Tip: Houd het gewenste eindresultaat in het vizier, maar plan niet te ver vooruit. Zo kom je aan een netjes bureau en rust in het hoofd.