Het Nederlandsch Octrooi Bureau (NOB) heeft Morningstar Systems – onderdeel van de I.R.I.S. Group en specialist op het gebied van dossier-, kennis- en relatiemanagement – geselecteerd voor de implementatie van de Livelink ECM Suite. Het NOB kampte met veel papierwerk, zowel de correspondentie met cliënten als met officiële instanties en buitenlandse agenten zorgt voor grote kasten met veel dossiers. De wens van het NOB was dan ook deze dossiers effectief te archiveren en terug te kunnen zoeken. De combinatie Livelink met de dossiergerelateerde modules van Morningstar dragen er zorg voor dat het NOB alle informatie op een gestructureerde elektronische wijze kan opslaan in dossiers.
Het Nederlandsch Octrooi Bureau (NOB) is een van de grootste adviesbureaus op het gebied van intellectuele eigendom in Nederland. Het NOB adviseert bedrijven, instellingen en uitvinders hoe zij hun intellectuele eigendom kunnen beschermen middels octrooien, merken of modellen en hoe ze problemen met intellectuele eigendomsrechten van derden kunnen vermijden. Het NOB heeft daarvoor octrooigemachtigden en merken en modellen gemachtigden in dienst. In 2007 heeft het NOB haar eigen bedrijfsprocessen onder de loep genomen en is op zoek gegaan naar een systeem dat ondersteuning biedt op het vlak van document- workflow- en recordsmanagement.
David Bot, octrooigemachtigde en vennoot bij NOB, was initiatiefnemer van het ECM project en is momenteel samen met twee collega’s verantwoordelijk voor alle grote projecten binnen het kantoor. “Het werd duidelijk dat wij met dossiers veel effectiever en efficiënter kunnen omgaan door middel van een ECM systeem.” Toen besloten werd dat er een ECM systeem neergezet moest worden, nam het NOB de adviesorganisatie Strategy Partners in de arm. Strategy Partners bracht de markt in beeld op het gebied van mogelijke producten en partijen en hielp bij de selectie van een geschikte partner. Tijdens dit proces hebben enkele bedrijven presentaties gegeven. “Morningstar Systems kwam daarbij als duidelijke winnaar uit de bus. De presentatie was goed voorbereid, er kwam een behoorlijk team professionals langs en we hadden er direct een goed gevoel bij. De mensen van Morningstar weten waar ze het over hebben. Datgene waarnaar wij op zoek zijn, bleek voor hen gesneden koek”, aldus Bot.
Bij het NOB wordt nu de specifieke oplossing eDossierPlus van Livelink geïmplementeerd, waarbij de gebruikers in één overzicht tabbladsgewijs de verschillende onderdelen uit verschillende dossiers kunnen zien. Binnengekomen post, uitgaande post, email, officiële stukken, publicaties etc. kunnen zo eenvoudig en overzichtelijk gegroepeerd worden binnen verschillende tabbladen in een dossier. De verwachting is dat de bouw van het systeem in oktober afgerond is. Bot: “Het wordt steeds duidelijker dat de introductie van een ECM-systeem niet alleen betekent: het vervangen van papier door digitale informatie. Ook omvat het de verandering van processen. Het biedt erg veel mogelijkheden en onze verwachtingen zijn dan ook hooggespannen. Wij hebben de ambitie om nog meer te doen met Livelink. Het is nu puur voor intern gebruik, maar uiteindelijk willen we cliënten ook toegang geven tot specifieke delen van het systeem zodat zij bijvoorbeeld hun eigen dossiers kunnen inzien.”
