Open TextTM Corporation, lanceert de nieuwe 2.0 versie van de Open Text Employee Information Management oplossing (EIM). De belangrijkste kenmerken van deze nieuwste versie zijn de verbeterde gebruikersnavigatie, nauwere integratie met de SAP ERP Human Capital Management oplossing (SAP ERP HCM) en een nieuwe optie die gastgebruikers tijdelijk toegang geeft tot informatie in personeelsmappen, conform het veiligheidsbeleid.
De Human Resources (HR) afdelingen worden steeds meer beoordeeld op hun bijdrage aan de strategische bedrijfsdoelstellingen. Maar vaak is meer dan 70 procent van de begroting van een dergelijke afdeling bestemd voor documentintensieve administratieve taken. HR-medewerkers en -managers verdoen te veel tijd met het zoeken naar informatie in papieren dossiers of in systemen zoals e-mail of Microsoft Office om simpele vragen te kunnen beantwoorden van medewerkers of managers. Het gevolg hiervan is dat strategische taken, zoals personeelsontwikkeling, worden uitgesteld of zelfs helemaal niet meer worden uitgevoerd.
Open Text EIM 2.0 geeft nieuwe ECM mogelijkheden om documentintensieve HR-processen te automatiseren. Hierdoor kunnen HR-afdelingen zich meer concentreren op de strategische taken in plaats van de administratieve taken. De oplossing beheert de hele levenscyclus van personeelsinformatie en helpt tevens om te voldoen aan wettelijke beschermingsrichtlijnen van data en voorschriften voor documentopslag en -vernietiging.
“Met Open Text EIM 2.0, behoren het heen en weer schuiven van documenten en het veelvoudig kopiëren van personeelsdossiers tot het verleden”, aldus Patrick Barnert, Vice President, SAP Solutions Group bij Open Text. “Door gebruik te maken van een document management oplossing die is geïntegreerd met SAP oplossingen, kunnen HR-afdelingen de standaard processen effectiever uitvoeren. Hierdoor blijft er meer tijd over voor activiteiten met meerwaarde waardoor de HR-afdeling binnen de organisatie steeds meer een strategische partner vormt “
Open Text EIM 2.0 biedt gebruikers direct toegang tot SAP ERP HCM data vanuit de Open Text oplossing en kunnen zij SAP transacties uitvoeren zonder te hoeven switchen tussen de applicaties. Omgekeerd kan relevante personeelsinformatie in EIM direct worden opgevraagd uit SAP ERP HCM. Alle documenten in een personeelsmap zijn toegankelijk via een transparante en flexibele mappenstructuur verdeeld in categorieën en subcategorieën. Via thumbnail illustraties van documenten kunnen gebruikers de gewenste informatie snel vinden. Microsoft Office documenten of e-mails kunnen worden ingevoegd via ‘drag and drop’. Naast het groeperen van de toegang tot werknemersinformatie die verspreid staat over verschillende SAP-oplossingen en niet-SAP-systemen, omvat EIM 2.0 ook scanningsoftware voor het overzetten van papieren documenten naar elektronische bestanden die kunnen worden geüpload in het systeem.
HR-medewerkers kunnen EIM gebruiken via de vertrouwde SAP GUI gebruikersinterface, terwijl ander personeel toegang heeft tot de documenten waarvoor zij geautoriseerd zijn via de SAP Employee Self-Service en SAP Manager Self-Service applicaties. Door de nieuwe mogelijkheid voor gastgebruikers binnen EIM 2.0, heeft iedere werknemer voor een beperkte periode via het web eenvoudig toegang tot zijn of haar dossier.
Het systeem garandeert dat alleen de inhoud van een specifiek personeelsdossier kan worden opgevraagd en dat de betreffende werknemer wettelijk gerechtigd is om de documenten in te zien. EIM 2.0 is ideaal voor self-service scenario’s. HR-medewerkers hoeven namelijk geen tijd meer te verdoen aan routinevragen van zowel hun collega’s als van het management.
