Naar aanleiding van een notitie die door Yarden is geschreven in september 2008 is nagedacht over de positie van Inkoop & Contractmanagement binnen Yarden. Niet alleen wordt richting gegeven aan de positionering, maar worden ook de taken en verantwoordelijkheden gespecificeerd. Tevens volgde uit deze notitie dat de afdeling Inkoop & Contractmanagement moest werken aan een betere informatievoorziening aan en betere faciliteiten voor de interne klant. Ter ondersteuning van deze processen is Yarden vervolgens een selectietraject gestart, waarbij de keuze uiteindelijk viel op ESIZE.
“Wij zochten naar een relatief snel te implementeren tool, waarbij het mogelijk is om uniform, gebruiksvriendelijk en transparant inkoopproces vorm te geven”, aldus Cornee Stam, tactisch inkoper van Yarden.
Het implementatieproject is voor een eerste fase nu zo goed als afgerond. Yarden is hard aan het werk om de applicaties uit te rollen over de diverse vestigingen. Hierbij zijn in eerste instantie de volgende (primaire) artikelen meegenomen die vanaf heden elektronisch besteld kunnen worden: In de eerste fase is het wenselijk om voor de volgende productgroepen de tool in te richten:
- urnen
- kisten
- nagedachtenisvormen (overig)
- drukwerk
In een tweede fase zullen nog de volgende zaken in ieder geval worden toegevoegd:
- cateringproducten
- toilet en hygiëneproducten
- verpakkingsmiddelen en materialen
- uitvaartverzorgingsartikelen
- kantoorartikelen
Met het realiseren van de bestelapplicatie voldoet Yarden niet alleen aan de eigen eis om beter te informeren en te faciliteren naar de interne klant toe, maar wordt tevens voorkomen dat er buiten contracten om bestellingen plaatsvinden. Het bestellen van goederen en diensten vindt plaats op basis van mantelovereenkomsten. De interne klant kan door een standaard werkwijze bestellen en ontvangen. Bijkomend voordeel is dat het systeem direct de juiste gegevens meeneemt in het proces om de factuurafhandeling te vergemakkelijken.
Niet alleen de interne klanten kunnen de oplossing gebruiken, maar ESIZE stelt ook een oplossing aan de leveranciers ter beschikking om bestelorders te ontvangen en catalogi bij te werken. Hierdoor kan de implementatie relatief laagdrempelig vorm worden gegeven en wordt invulling gegeven aan een van de belangrijkste concepten van de propositie van ESIZE: samenwerking.