Gemeente Noordenveld heeft recentelijk gekozen voor SmartDocuments als vervanging van een bestaande maatwerkoplossing voor sjabloon- en huisstijlbeheer. Met Ties Kremer, Informatiebeheerder bij de gemeente Noordenveld, praten we over de keuze voor SmartDocuments, zijn visie op documentbeheer en de plannen voor de toekomst. “De Aanleiding voor ons om te kijken naar een nieuw systeem voor sjabloon- en huisstijlbeheer was dat ons oude systeem niet met Office XP en Microsoft Word 2002 kon werken. In onze oriëntatie naar een vervangend systeem hebben we daarom de onafhankelijkheid van Microsoft Word gelijk maar als belangrijke voorwaarde gesteld. We wilden niet weer met handen en voeten geboden zijn aan een tekstverwerker. SmartDocuments werkt bijvoorbeeld ook met Writer van OpenOffice.org””, weet Ties. “Een andere en belangrijke eis aan het nieuwe systeem was dat het moest kunnen integreren met het product van onze leverancier BCT. Uit een eerdere marktverkenning wisten we dat High Concept met haar oplossing SmartDocuments al een verregaande integratie heeft met CORSA DMS. Beide leveranciers werken al geruime tijd naar wederzijdse tevredenheid samen. Dat vinden we heel belangrijk, want de oplossingen van High Concept en BCT spelen een belangrijke rol in het uitvoeren van onze visie””, aldus Kremer. Visie Ties vervolgt “In onze visie ligt informatie zoveel mogelijk op één plaats vast. Zo vinden we het een groot voordeel dat SmartDocuments met bouwstenen en kop/voetteksten werkt. We hebben momenteel circa 700 sjablonen. Nu nog ligt in elk afzonderlijk Wordsjabloon de huisstijl en ondertekening vast. Met SmartDocuments doe je dat op één plaats. Dus verandert een ondertekeningbevoegde bijvoorbeeld van afdeling of verlaat hij de organisatie, dan hoef je dat in SmartDocuments maar op één plaats aan te passen, in plaats van op alle afdelingssjablonen””. Raadplegen Dezelfde visie gaat op voor het centraal beheren van (adres)gegevens. Voor de gemeente Noordenveld is dat CORSA Who. “Door de koppeling met SmartDocuments is het voor de eindgebruiker straks eenvoudig om adresgegevens automatisch in het document op te nemen. Opnieuw invoeren van bestaande informatie wordt daarmee voorkomen.”” Opslaan Naast eenvoudig raadplegen van informatie uit CORSA voorziet de koppeling met SmartDocuments ook in automatische opslag van gegenereerde documenten. ,,Een groot voordeel van deze koppeling is, dat “”onder water”” metagegevens automatisch vanuit SmartDocuments worden vastgelegd in CORSA DMS. Eindgebruikers doen eigenlijk wat ze nu ook doen: documenten maken. Ze dragen moeiteloos bij aan de gewenste opslag van documenten en metagegevens””, licht Kremer toe. Toekomst Ties Kremer hanteert voor de invoering van SmartDocuments in zijn organisatie een duidelijk groeipad. ,,Ons einddoel is helder, maar we gaan er stap voor stap naar toe. Eerst optimalisatie van sjabloonbeheer, dan integratie met CORSA DMS en WHO en vervolgens aanvullende optimalisaties, zoals workflowmanagement””. Gemeente Noordenveld heeft CORSA CASE, de workflowmodule van BCT in huis. Deze module maakt het mogelijk om binnen werkprocessen op het noodzakelijke moment volledig automatisch SmartDocuments aan te sturen en standaarddocumenten te genereren. ,,Een logische stap, maar wel op het juiste moment. Systemen kunnen wel klaar zijn voor de volgende stap, maar bepalend voor het succes is of de organisatie er aan toe is””, aldus een enthousiaste Kremer.
Bron: High Concept