Het Friese advocatenkantoor Machiels Advocaten heeft onlangs de overstap gemaakt van analoog naar digitaal dicteren. Het kantoor zet daarvoor de softwareoplossing BigHand3 Digital Dictation in, geleverd door Morningstar Systems. BigHand zorgt ervoor dat dictaten eenvoudiger kunnen worden uitgewisseld tussen de verschillende vestigingen van Machiels Advocaten. Machiels Advocaten kenmerkt zichzelf als een gedegen, pragmatisch kantoor en heeft vestigingen in Sneek, Drachten en Buitenpost. Tot voor kort gebruikte elk vestiging een andere analoge oplossing om dictaten op te nemen. Wanneer een secretaresse een dictaat van een andere vestiging wilde uitwerken, dan moest zij eerst het betreffende bandje bij die vestiging ophalen. Machiels Advocaten besloot over te stappen op digitaal dicteren en zocht naar een geschikt systeem dat door alle drie de kantoren gebruikt kon worden. “Morningstar Systems bleek de enige partij te zijn die een oplossing kon bieden die vanaf één Terminal Server beschikbaar kon worden gesteld aan alle drie de vestigingen. Bovendien waren we meteen zeer onder de indruk van de efficiënte manier waarop de software van BigHand met dictaten omgaat”?, vertelt mr. Piter van Zandbergen van Machiels Advocaten. BigHand maakt het mogelijk om dictaten digitaal op te nemen en te versturen en wordt wereldwijd al door meer dan 500 advocatenkantoren toegepast. Als belangrijk voordeel van BigHand noemt Van Zandbergen het gemak waarmee dictaten tussen de kantoren kunnen worden uitgewisseld. De software biedt een grote mate van flexibiliteit: kantoren kunnen eenvoudig bijspringen wanneer de werkdruk op een bepaalde vestiging te hoog wordt. “BigHand voldoet ruimschoots aan onze verwachtingen. We waren blij verrast dat het systeem zelfs door de grootste digibeten binnen ons kantoor meteen omarmd werd. Dat zegt natuurlijk alles over de gebruiksvriendelijkheid ervan”?, aldus Van Zandbergen. Binnenkort gaat Machiels Advocaten ook de rapportagemodule van BigHand in gebruik nemen, die inzicht geeft in de verdeling en afhandeling van taken. Van Zandbergen: “Daarmee wordt BigHand een sturend instrument binnen onze organisatie.”? Dries Ausems van Morningstar Systems: “Het project bij Machiels Advocaten toont aan dat een digitale dicteeroplossing ook voor een relatief klein advocatenkantoor interessant is. Sinds de implementatie is er via natuurlijk verloop één secretaresse minder in dienst, terwijl er een advocaat bij is gekomen. De investering in BigHand is dus zeer snel terugverdiend.”?
Bron: DocumentWereld