Calduran Kalkzandsteen biedt de volledige ondersteuning voor het gebruik van kalkzandsteen. Het bedrijf werkt al een tijdje met de software van ISProjects. Het proces verloopt zoals gewenst. Men maakt gebruik van een gestandaardiseerd procuratieschema en routeringuitzonderingen zijn heel zeldzaam. Dankzij dit project hoeft men geen facturen meer kwijt te raken en is er sprake van een besparing van een fulltime medewerker.
Calduran maakt deel uit van CRH, een Iers bedrijf met hoofdkantoor in Dublin. CHR is een wereldwijde fabrikant en distributeur van hoogstaande bouwmaterialen en -producten met filialen in 32 landen, negetigduizend medewerkers en 3500 locaties. De onderlinge samenwerking biedt mogelijkheden op het gebied van rd, uitwisselingvan producten en pproductiecapaciteit, een professionele klantbenadering en innovatie.
Durk Veltman, corporate controller bij Calduran: ‘In 2009 verwerkten wij ongeveer twaalfduizend inkomende facturen in MS Dynamics AX. Dit had betrekking op vijf crediteurenadministraties op drie verschillende locaties. De handmatige verwerking nam veel tijd in beslag evenals de dubbele archivering. Voeg daar nog het fysiek intern versturen van de kostenfacturen aan toe en je kunt een mooie business case realiseren.’
‘De doelstellingen die wij hadden bij aanvang van het project waren centrale verwerking (scanning), digitale archivering en goedkeuring, maximaal twee en wellicht slechts één locatie voor de crediteurenadministratie, één fte besparen en ook zeker geen facturen meer kwijtraken! Wij hebben contact opgenomen met drie mogelijke leveranciers. ISProjects kreeg de voorkeur omdat zij een flexibel en uitgebreid pakket boden met een goede prijs/kwaliteitverhouding. Daarnaast is de organisatie niet enorm groot en log waardoor wij al in het keuzetraject een prettig persoonlijk contact hadden’, gaat Veltman verder.
Veltman zegt: ‘Gedurende het project hebben we ervaren dat een goed functioneel ontwerp zeer belangrijk is. Naar aanleiding van het functioneel ontwerp maakte ISProjects het ontwerp. Verder adviseerden wij zoveel mogelijk scenario’s te bedenken en uitgebreid te testen. De testfase is erg belangrijk, maak daar voldoende tijd en mankracht voor vrij.”
Veltman besluit: ‘Inmiddels werken wij al weer geruime tijd met de software van ISProjects. Het proces verloopt voor ons naar tevredenheid, we hebben een gestandaardiseerd procuratieschema en routeringuitzonderingen zijn sporadisch. Dankzij de inzichtelijkheid van de facturen voor de directie hebben wij leveranciersbeperkingen op kunnen leggen. En zeker zeer belangrijk: Dankzij dit project hebben wij de besparing van een medewerker kunnen bereiken.’