Onlangs heeft de gemeente Horst aan de Maas als eerste Nederlandse gemeente het Keurmerk E-factureren ontvangen. Het Keurmerk E-factureren is een initiatief van de Stichting Waarborg E-factureren en bedoeld om de acceptatie van E-factureren te versnellen. Dit keurmerk geeft aan dat de organisaties aan een aantal basisprincipes voor E-factureren voldoen. Naast de gemeente Horst aan de Maas zijn er al ongeveer 60 bedrijven met dit keurmerk. Voor de digitalisering, verwerking en goedkeuring van digitale facturen werkt de gemeente met software van BCT.
Door de workflow voor e-facturatie onafhankelijk te stellen van de financiële software implementatie, is de gemeente Horst aan de Maas vrij in het kiezen voor een nieuwe financiële software. Daarnaast werkte de gemeente al met het document management systeem van BCT, waardoor de implementatie en integratie van de E-facturatiemodules snel kon worden afgerond. De gemeente Horst aan de Maas heeft de modules Corsa/Invoice en Corsa/E-invoice ingevoerd. De inkomende facturen worden ingelezen of gescand, geregistreerd en daarbij automatisch gecontroleerd op de wettelijke factuurvereisten. Hierna worden ze in digitale vorm door de organisatie gestuurd. De ambtenaren ontvangen per e-mail een bericht, dat er een factuur geaccordeerd moet worden en krijgen alle informatie overzichtelijk op één scherm aangeboden.
Desgewenst kunnen ze met een simpele muisklik naar de financiële informatie. De workflows kunnen dynamisch ingericht worden, waarbij het systeem automatisch nagaat of de ambtenaren bevoegd zijn om over de betreffende budgetten te beschikken. Zij kunnen voor de goedkeuring alleen kiezen uit de aan hen toegewezen budgetten, die in de vorm van kostenplaatsen en de daaraan gekoppelde kostensoorten en BTW-codering worden gepresenteerd. Ook zorgt de workflow voor de fiattering van facturen die betrekking hebben op meerdere kostenplaatsen en budgetverantwoordelijken. De Corsa-omgeving is samengevoegd met de financiële software, die de facturen verwerkt en betaalt. Met het systeem is het mogelijk om alle processen gericht te monitoren en te beheersen.
De gemeente Horst aan de Maas werkt intensief samen met BCT om de financiële processen nog verder te optimaliseren. Egging is nu betrokken bij de ontwikkeling van systemen voor de afhandeling van verkoopfacturen en voor de bankverwerking. Daarnaast wordt bij inkoop gewerkt aan het invoeren van de module voor contractbeheer.