Onlangs is Excelsior Sport uit Den Haag begonnen met erp-pakket retailium van it-leverancier ACA uit Eindhoven. Met dit crm-pakket is deze sportspeciaalzaak begonnen met een logistieke en financiële integratie waarbij haar automatisering op een hoger niveau is gebracht.
Excelsior Sport combineert de diverse bedrijfstakken met elkaar in één uniek retailconcept. Het bedrijf bestaat uit een medisch dienstencentrum, een business-to-business-tak, een winkel en een werkplaats. Dit houdt in dat er verschillende bedrijfsprocessen zijn. Excelsio Sport heeft als doel om deze processen door middel van de herinrichting van haar automatisering optimaal met elkaar te verbinden.
Altijd actueel inzicht
Het vorige automatiseringssysteem waar Excelsior Sport mee werkte veroorzaakte regelmatig onverklaarbare voorraadverschillen. Marc Gerner, functioneel beheerder bij Excelsior Sport: “Vaak wist ik zeker dat ik bijvoorbeeld nog twee paar van een bepaalde maat-model-combinatie op voorraad had staan, terwijl de systeemvoorraad min tien aangaf. Met het Retailium pakket van ACA is dit verleden tijd.” Door over te gaan naar Retailium, kan excelsior Sport haar boekhouding ook intern verzorgen. In dit systeem zijn de finaciële en logistieke administratie met elkaar verbonden. Gerner geeft aan: “Voorheen besteedden we onze boekhouding uit aan een administratiekantoor. In feite liepen we hierdoor altijd een maand achter, want we wisten pas na afloop van iedere periode wat onze cijfers waren. Met Retailium houden we naast de logistieke kant ook de volledige financiële kant van onze organisatie van A tot Z bij. Daardoor weten we nu op ieder gewenst moment live hoe we ervoor staan.”
Combinatie erp en crm
Behalve retailorganisatie is Excelsior Sport ook medisch dienstverlener. Hierdoor heeft Excelsior Sport te maken met klanten van wie een breedvoerig medisch dossier wordt bijgehouden. Om dit heel gedetailleerd te doen, werkt Excelsior al een poos met een afzonderlijk crm-pakket. Dit pakket is evenals Retailium gebaseerd op het Microsoft Dynamics it-platform, waardoor heel gemakkelijk een interface tussen de pakketten kan worden ontplooid. Het voordeel hiervan is dat deze interface zowel in het crm-pakket als in Retailium de totale aankoophistorie per klant duidelijk weergeeft. De moeilijke financiële afwikkeling bij afname van een medische dienst wordt hierdoor ook gemakkelijker. Annemarie Gerner, directrice van Excelsior Sport, zegt: “Facturen dienen soms wel door drie verschillende partijen te worden voldaan: de klant, zijn verzekeraar en zijn werkgever, in het kader van de arbo-wetgeving. Om dit mogelijk te maken heeft ACA een prachtig stukje maatwerk voor ons ontwikkeld dat soepel werkt en waarover we erg tevreden zijn.”
Grotere souplesse
Annemarie Gerner is van mening dat het voor mkb-ondernemers moelijker wordt om mee te komen te opzichte van ketenorganisaties en prijsvechters voor wat betreft de informatievoorziening. dit heeft vooral bijgedragen aan de vernieuwing van het bedrijf. Annemarie Gerner zegt: “De klant is het hoge informatieniveau van grotere organisaties gewend. Hij verwacht bijvoorbeeld dat al zijn gegevens in alle systemen in de winkel bekend zijn en dat hij snel geholpen wordt. De kleinere ondernemer doet nog veel dingen handmatig, welke bij grotere organisaties veelal automatisch gebeuren. Als je naar onze winkel kijkt, dan denk ik dat we daarin een gigantische stap hebben gemaakt. Met de aanschaf van Retailium hebben we als het ware de Mercedes onder de softwarepakketten voor de fashion retail in huis gehaald.” Nu heeft Excelsior Sport een it-landschap met heel veel mogelijkheden om haar klanten adequaat te kunnen bedienen. “Klanten merken geen verschil meer als het gaat om de souplesse waarmee we hen van dienst zijn”, verklaart ze.