Het streven van de crediteurenafdeling is het verbeteren van klantenrelaties, terwijl de (personeels)kosten onder controle blijven. Om dit te bereiken, tracht men zoveel mogelijk processen te automatiseren. Zo ook de factuurverwerking.
Het verwerken van facturen is een kostbaar proces, waar voor de meeste organisaties nog veel te winnen valt. De kosten die verbonden zijn aan een factuur hangen nauw samen met het niveau van procesautomatisering dat gehanteerd wordt door een organisatie en haar businesspartners.
Factureringsproces
De belangrijkste stappen in het verwerken van een factuur zijn;
- Ontvangen van factuur
- Verifiëren / matchen van factuur aan inkoopbestelling
- Goedkeuren van factuur
- Betalen van factuur
Bedrijven besteden doorgaans veel tijd aan het matchen van de factuur aan de aankoopbevestiging of het contract (factuurverificatie). Op dit gebied kan door middel van technologie de grootste efficiencyverbetering en kostenbesparing gerealiseerd worden.
De mogelijkheid om factuurgegevens elektronisch op te slaan helpt met het elimineren van fouten die kunnen optreden bij de handmatige verwerking. Ook stelt een geavanceerd systeem de crediteurenafdeling in staat om factuurgegevens te matchen, te valideren en te integreren met bestaande systemen.
5 stappen
Zoals besproken is het vastleggen van factuurgegevens de sleutel naar efficiënte en foutloze factuurverwerking. De reductie in fouten helpt om het verdere proces te stroomlijnen met als resultaat kostenbesparing. Hieronder staan de vijf stappen beschreven die hiervoor nodig zijn.
Stap 1 – Centraliseren en controleren van de papierstroom
Zorg dat facturen op één centraal punt binnenkomen. Hiermee wordt het risico geëlimineerd dat facturen in de organisatie verloren raken. Vervolgens moeten de papieren facturen zo snel mogelijk worden omgezet naar digitale bestanden. Deze kunnen dan geleverd worden aan de locatie waar ze verder worden verwerkt.
Enkele voordelen van het onmiddellijk scannen en opslaan van facturen zijn:
- Het risico van verloren facturen wordt uitgebannen
- Facturen worden op een veilige manier opgeslagen
- Kosten die samengaan met het fysieke kopiëren en verplaatsen van documenten worden geëlimineerd
- Het wordt mogelijk om facturen in te zien op elke locatie
Stap 2 – Automatische data-extractie
In deze fase zijn er de volgende opties;
- Het crediteurenteam kan factuurdata handmatig in het bestaande systeem invoere
- Factuurgegevens kunnen worden uitbesteed aan een derde partij die de resultaten vervolgens integreert met de bestaande systemen
- Het data-extractie proces uit de gescande facturen wordt geautomatiseerdBij het handmatig invoeren van gegevens bestaat er een groot risico op fouten en bij het uitbesteden van het proces kunnen er beveiligingsrisico’s optreden. Het automatiseren van dit proces leidt tot meer transparantie en efficiency. Bovendien kan de juiste software gegevens uit de documenten halen voor rapportages en correspondentie.
Enkele voordelen van deze stap:
- Reduceren van invoerkosten
- Verbeteren van veiligheid en productiviteit
- Reduceren van fouten
- Data-analyse kan versneld plaatsvinden om inzicht te krijgen in de financiële blootstelling.
Stap 3 – Verbeteren van transparantie
De stappen tot dusver helpen bij het verbeteren van de efficiency en nauwkeurigheid en het reduceren van kosten. Het proces blijft echter beperkt tot de crediteurenafdeling en betrekt nog niet andere betrokkenen zoals inkopers en verkopers in het proces. De volgende stap is het verbeteren van de communicatie tussen alle betrokkenen bij de transacties.
Onderzoek toont aan dat 10 tot 15 procent van de leveranciers regelmatig crediteurenafdelingen bellen met simpele vragen over bestaande facturen. Deze vragen kosten de medewerkers veel tijd en de werkgever dus veel geld. Notificatieberichten die automatisch worden verstuurd in het factureringsproces kunnen dit probleem verhelpen. Zodra de factuur is gevalideerd, kan de leverancier een bericht krijgen via de door hem gekozen methode, zoals fax, e-mail of SMS.
Dit standaard bericht kan omvatten: een ontvangstbevestiging; eventuele fouten in de factuur; datum van betaling of andere informatie specifiek voor de leverancier. Deze stap verbetert de transparantie en vermindert de hoge kosten die disputen met zich meebrengen.