Het Nederlands Bijbelgenootschap is een vereniging die voor haar financiering is aangewezen op contributies van leden en donaties. Haar relatiebestand bestaat uit ongeveer 300.000 personen.
Om de fondsenwerving en de relatieadministratie in goede banen te leiden ging het NBG op zoek geïntegreerde tool om deze zaken af te handelen. Samen met IT partner Verito Informatisering koos zij voor Microsoft Dynamics NAV en gingen zij samen aan de slag om de functionaliteit van dit platform uit te breiden.
De organisatie
Het Nederlands Bijbelgenootschap (NBG) werd 29 juni 1814 te Amsterdam opgericht en stelt zich ten doel de Bijbel te verspreiden en door te geven in Nederland en – in het kader van de Wereldbond van Bijbelgenootschappen – wereldwijd. Het NBG is een vereniging zonder winstoogmerk. Voor de realisering van zijn taken is het NBG vooral aangewezen op de (financiële) steun van leden, giftgevers en andere relaties. Bij het NBG zijn ongeveer 55 personen werkzaam.
De situatie
Het Nederlands Bijbelgenootschap is een vereniging die naast de duizenden donateurs en leden afhankelijk is van de inzet van vele vrijwilligers. De ongeveer 2500 vrijwilligers zijn bereid om tijd te investeren in het werk van het Bijbelgenootschap op plaatselijk niveau. Het NBG is veel in het nieuws geweest dankzij de nieuwe bijbelvertaling die zij heeft uitgegeven. Een team van ruim twintig medewerkers zijn ongeveer 15 jaar bezig geweest met deze nieuwe vertaling. Gerard van der Weijden, hoofd automatisering van het Nederlands Bijbelgenootschap: “Een nieuwe vertaling is een zeer kostbare zaak, die alleen is op te brengen dankzij talloze donaties van leden en donateurs. Om al deze geldstromen en de inzet van de vele vrijwilligers te coördineren moet de backoffice goed op orde zijn. We zochten een geïntegreerde tool voor het relatiebeheer, de fondsenwerving en om onze financiële administratie af te handelen.”
De uitdaging
De fondsenwerving en ledenadministratie vergden de nodige inspanning van de organisatie. IT partner Verito suggereerde het pakket Microsoft Dynamics NAV. Gerard van der Weijden: “Microsoft Navision was een uitstekende basis om onze backoffice op orde te brengen, maar we hadden veel additionele wensen op het gebied van fondsenwerving en relatiebeheer. Het NBG beschikt over een relatiebestand met 300.000 entries. Dat bestaat uit leden, vrijwilligers, donateur; eenmalige en structurele. Om deze relaties gericht te kunnen aanschrijven moeten we nauwkeurige selecties kunnen maken in het bestand.”
De oplossing
Het maatwerk dat Verito bij de Microsoft Navision oplossing voor het Nederlands Bijbelgenootschap heeft ontwikkeld, stond aan de basis van de add-on Verito Charity. Omdat het NBG één van de eerste klanten van Verito in de charitatieve branche was, fungeerde zij regelmatig als sparringpartner bij de ontwikkeling van nieuwe functionaliteiten. Verito Charity bevat een aantal modules die interessant zijn voor ledenorganisaties en voor de charitatieve sector in het bijzonder. Verito Charity is onlangs door Microsoft officieel erkend als add-on bij Microsoft Dynamics NAV.
Zo is de standaard CRM functionaliteit van Microsoft Navision uitgebreid met de mogelijkheid om aangekochte relatiebestanden te importeren, die vervolgens gebruikt worden voor mailings. Owe Loonstra, manager sales & marketing van Verito: “Deze bestanden zijn daarbij te voorzien van diverse kengetallen, zoals de oorsprong van de gegevens en de responsratio. Zo is het mogelijk betere analyses te maken uit het relatiebestand.” Dit heeft op haar beurt effectievere mailacties tot gevolg.
Owe Loonstra: “Veel ledenorganisaties werken met vrijwilligers. Met onze add-on kunnen deze vrijwilligers eenvoudig beheerd worden. Hierbij wordt vastgelegd welke rollen een persoon heeft, in welke regio of bestuur hij actief is en wordt er een historie bijgehouden. Tevens wordt het vastleggen en uitbetalen van onkostenvergoedingen ondersteund en kunnen per vrijwilliger verklaringen voor de belastingdienst worden aangemaakt.”
Verito Charity handelt ook het beheer en de administratie van collectes af, zoals het verwerken van de opbrengsten en de ondersteuning van regionale collectecontactpersonen. Maar ook de aanvraag van vergunningen en de coördinatie van promotiemateriaal. Een zeer belangrijke feature is daarnaast de afhandeling van de lidmaatschappen. De module is voorzien van functies als automatisch verlengen, periodieke prijswijzigingen en diverse kortingsmogelijkheden.
Eén van de meest in het oog springende functies is de administratie van binnengekomen gelden. Loonstra: “Mailacties zijn te voorzien van speciale coderingen, zodat de opbrengsten van een actie optimaal in kaart gebracht worden. Door alle contactmomenten met een donateur vast te leggen, wordt daarnaast voorkomen dat hij/zij in een korte periode te vaak wordt benaderd. Uiteraard worden ook speciale vormen van giften zoals automatische incasso’s, legaten en schenkingen ondersteund.”
De voordelen
Het NBG communiceert veelvuldig met leden en donateurs via mailings. Met behulp van Microsoft Dynamics NAV zijn ze beter in staat selecties te maken in het relatiebestand en deze ook bewaren. Van der Weijden: “We kunnen analyses loslaten op de resultaten van de mailings en onze fondsenwerving beter managen. Zo brengen we steeds verfijningen en verbeteringen aan in onze mailings en hebben ze meer resultaat.”
Veel charitatieve instellingen huren voor de afhandeling van een actie een telemarketingbureau in. Vanuit Navision worden selecties gemaakt van donateurs die telefonisch bedankt of benaderd moeten worden. Deze worden in een bestand klaargezet dat vervolgens eenvoudig door een extern telemarketingbureau ingelezen kan worden. Loonstra: “Zij bellen de donateurs, maken een aantekening van het gesprek, en voeren eventuele vervolgacties in. Vervolgens wordt dit als bestand klaargezet en weer eenvoudig in Non Profit geïmporteerd. Hierdoor worden ook ‘externe’ contactmomenten met de relaties optimaal vastgelegd.”
Van der Weijden vult aan: “Bij ledenwerfacties in de regio worden adressen vaak op verschillende manieren aangeleverd; via Excelsheet of een Worddocument. Daar maken we een importbestand van en na een validatie van de NAW gegevens door Microsoft Navision, bijvoorbeeld op postcode, weer ingevoerd in het systeem.” Dankzij Microsoft Dynamics NAV en de branchespecifieke oplossing van Verito kon het Nederlands Bijbelgenootschap haar backoffice naar tevredenheid inrichten. “Met Navision hebben wij een krachtig middel om onze fondsenwerving en ledenadministratie te organiseren. Niet alleen leidde dat tot een besparing van 3 fte’s op de administratie, we waren mede hierdoor in staat om voldoende middelen te genereren voor een grootschalig project als de nieuwe Bijbelvertaling”, besluit Van der Weijden.
Bron: Verito Informatisering