Met Scanpost Reeleezee introduceren TNT Post en Reeleezee gezamenlijk een dienstverlening waarmee ondernemers de papieren facturen van hun leveranciers automatisch kunnen laten afleveren in hun online boekhouding. De facturen worden door TNT Post niet meer bij de ondernemer afgeleverd, maar via een centraal scancentrum herkend en via Internet gekoppeld met Reeleezee. De ondernemer en diens boekhouder of accountant hoeven dus zelf niets te scannen om inkomende facturen toch elektronisch ter beschikking te hebben in de boekhouding. Naast het gebruiksgemak wordt de door TNT Post en Reeleezee gezamenlijk ontwikkelde dienst gekenmerkt door een zeer laag transactietarief. Het scannen, archiveren, herkennen en automatisch boeken kost 65 eurocent per factuur. Voor veel ondernemers betekent dit dat voor minder dan een paar tientjes per maand alle facturen van leveranciers elektronisch verwerkt worden in de boekhouding.
TNT Post zal aan alle tienduizend bedrijven die hun administratie via Internet met Reeleezee voeren in de komende maanden een eigen postbusnummer aanbieden. Wanneer bedrijven hun inkomende facturen daar naar toe (laten) sturen, worden deze gescand en worden de belangrijkste gegevens, zoals de afzender, de BTW-bedragen en de bank en KvK-nummers door speciale software herkend. Vervolgens stuurt TNT Post deze facturen in digitale vorm direct door naar het datacentrum van Reeleezee, waar de gegevens in de administraties van de klanten die een abonnement op deze service hebben genomen worden geplaatst. De inkoopfacturen worden zo veel als mogelijk is, automatisch geboekt. De ondernemer heeft bovendien de beschikking over een afbeelding van de gescande factuur.
Volgens Guus van Loenen, Business Development Manager Scanpost, maakt de samenwerking tussen Reeleezee en TNT Post de grootschalige invoering van elektronische factuurverwerking nu mogelijk op een schaal die voorheen ondenkbaar was. ‘Door onze systemen te koppelen en gebruik te maken van de voordelen van Internet boekhouden komt deze dienstverlening opeens op een prijsniveau dat ook voor de kleinere MKB-ondernemer zeer aantrekkelijk is.’
Wilko Stronks, directeur en oprichter van Reeleezee, vergelijkt de samenwerking met TNT Post met de vorig jaar geïntroduceerde koppeling tussen Bizner bank (RABO) en Reeleezee. ‘Met Bizner introduceerden we de directe koppeling tussen Internet bankieren en boekhouden. In TNT Post hebben we weer een goede partner gevonden voor onze missie om boekhouden voor ondernemers makkelijker, sneller en voordeliger te maken.’
Hoewel TNT Post als Reeleezee er beiden van overtuigd zijn dat ondernemingen op den duur een groot deel van hun uitgaande facturen elektronisch naar de ontvangers zullen versturen, zal het volgens Van Loenen nog vele jaren duren voordat de papieren factuur volledig is verdwenen. Die papieren facturen moeten door ondernemers of hun accountants nu nog handmatig worden ingevoerd in de administratie. Met Scanpost Reeleezee wordt ook dit proces dus op een betaalbare en eenvoudige wijze geautomatiseerd.
Wilko Stronks: ‘Omdat zowel TNT Post en Reeleezee ook voorloper zijn op het gebied van elektronische facturering, ondersteunt Reeleezee naast Scanpost natuurlijk ook de ontvangst van elektronische facturen uit andere systemen. De ervaring leert echter dat veel MKB-ondernemers hun uitgaande facturen voorlopig nog op papier versturen. Reeleezee heeft nu dus een slimme oplossing om de facturen van die grote groep toch via Internet te kunnen verwerken in de administratie.’ TNT Post en Reeleezee verwachten dat in de komende 18 maanden enkele duizenden ondernemers gebruik zullen gaan maken van de nieuwe service.
