Door tal van geautomatiseerde systemen worden onze werkzaamheden vandaag de dag aanzienlijk beperkt en vergemakkelijkt. Maar wat als de werkstromen in uw onderneming zo complex zijn, dat u merkt dat u het overzicht kwijt bent, ondanks het feit dat u gebruik maakt van de meest geavanceerde systemen? Dat was het geval bij evenementenorganisatie NAP, die vervolgens WinRIS inschakelde om de gebruikte systemen dusdanig aan te passen, dat er meer inzicht ontstond in, met name, het winstpercentage van de onderneming.
NAP Evenementenschepen beschikt over zes ‘partyships’, die verhuurd worden voor allerlei evenementen. Daar komt natuurlijk een heleboel bij kijken, want naast de huur van de boot moeten er bijvoorbeeld maaltijden en drank worden ingekocht. De klant dient een aanbetaling te doen en aan te geven op hoeveel gasten er gerekend moet worden. Dat leverde NAP een heleboel zoek- en controlewerk op, bijvoorbeeld als er wijzigingen plaatsvonden in het aantal gasten. Gegevens die werden gewijzigd in een oorspronkelijke boeking, werden namelijk niet automatisch overgenomen in het verdere verloop van de workflow.Wat heeft WinRIS nu gedaan? NAP reserveert via de Forecastmodule een schip voor een bepaalde klant. Daarna volgt een controle op de boekingstatus en wordt eventueel een melding getoond voor direct overzicht over de gehele boeking. De workflow verloopt automatisch: het schip wordt geboekt, waarna er automatisch een bevestiging wordt verstuurd. Ook de opvolging van de boeking gebeurt automatisch. Dan wordt er een offerte opgesteld. De diverse artikelen/artikelgroepen (zoals het schip, het aantal maaltijden, het aantal drankjes, etc.) worden ingevoerd en zijn handmatig muteerbaar. Vervolgens worden de artikelen via Simple merge samengevoegd en wordt de offerte gegenereerd, inclusief afbeeldingen van de geboekte artikelen! Tevens wordt een inkoopblad ingevuld, met daarop de in te kopen artikelen. Ook dit blad is handmatig muteerbaar en zorgt voor overzicht in de winstmarge van NAP. Vinden er nu wijzigingen plaats in de offerte of in het inkoopblad, dan wordt de winstmarge automatisch opnieuw berekend, zowel voorafgaand aan als na afloop van het evenement. Op het moment waarop een artikel wordt aangeboden, wordt de inkoop berekend en de marge bepaald, waarna er nog een nacalculatie plaatsvindt. Is alles in orde, dan kan de factuur ( in de vorm van een .xls bestand, te boeken in Exact) worden gegenereerd, met daarin de boothuur, het aanbetalingpercentage en de uiteindelijke afrekening.klik hier]
