Zelfs kleine tot middelgrote ondernemingen (SMB) hebben een talrijke zakelijke praktijken en technologieën om te voorkomen dat onjuiste kosten worden gemaakt en terug moeten worden betaald. Overweeg enkele van de opties die voor dergelijke organisaties beschikbaar zijn:
Humanresourcesbeleid en handboeken
Elk bedrijf moet een document opstellen waarin het humanresourcesbeleid wordt gedefinieerd. Dit document hoeft niet uitgebreid te zijn, maar moet de meest kritische concepten voor de organisatie dekken.
Standaardformulieren
Het formulier dat wordt gebruikt voor de aankoopaanvragen of kostenclaims moet consistent en goed ontworpen zijn om alle vereiste informatie te verzamelen en verwarring te minimaliseren. Elektronische formulieren zijn een uitstekende optie, aangezien berekende velden vergrendeld kunnen worden.
Bedrijfsresourceplanning (ERP) software
- ERP software voor kleine en middelgrote bedrijven heeft een lange weg moeten doorlopen in termen van integratie met andere systemen.
- Zowel Microsoft Dynamics GP als Microsoft Dynamics NAV bevatten goedkeuringswerkstromen die vanuit de ERP software via Microsoft Outlook of via Microsoft SharePoint kunnen worden benaderd.
- Deze ERP functionaliteit stelt gebruikers in staat om de regels van specifieke gebruikers te configureren.
Aankoopvorderingmanagementsoftware
Met de integratie naar het bedrijfsresourceplanning (ERP) systeem kan ervoor gezorgd worden dat de juiste GL rekeningcodering wordt toegepast met daarbij de integratie van de goedgekeurde vorderingen voor factuur en betaling.