Een groothandel in speelgoedartikelen zocht nieuwe ERP software en nam in juni 2014 contact op met het Nederlands Kenniscentrum. De bestaande software was fors verouderd en men zocht een ERP systeem waarmee zowel de logistiek als de administratie mee kon worden afgehandeld. Het liefst wilde men het nieuwe ERP systeem niet vanuit de cloud benaderen maar gewoon via een lokale IBM server. Uiteindelijk werd gekozen voor een compleet ERP pakket met warehouse management functionaliteit. In dit artikel leest u iets over de softwarevereisten die deze groothandel formuleerde, verderop in het artikel worden de belangrijkste verschillen en overeenkomsten tussen ERP en WMS systemen vermeld.
ERP softwarevereisten voor internationaal opererende speelgoedgroothandel
De groothandel communiceerde voornamelijk met grote afnemers en beschikte over een webshop waardoor ook veel magazijnacties noodzakelijk waren. Er zou dus een goede logistieke module in het ERP pakket moeten zitten alsmede magazijnbeheer. De organisatie zocht een pakket dat flexibel genoeg was en wilde zich aan klanten kunnen conformeren wat betreft prijsafspraken. Men wilde zelf aanpassingen kunnen doen in het systeem en informatie kunnen wijzigen. Men sprak de voorkeur uit om het ERP systeem lokaal op een eigen server te laten draaien. Ook op het gebied van CRM wilde men meer mogelijkheden. Men wilde meer klantinformatie kunnen genereren en financieel alles inzichtelijk kunnenmaken. En omdat de groothandel ook over de grens haar producten op de markt bracht, wilde men ook over ERP software beschikken die makkelijk meertalig kon worden geconfigureerd.
Advies van het Nederlands Kenniscentrum en de geselecteerde longlist van ERP leveranciers
Voor deze groothandel was een Warehouse Management Systeem geen specifieke vereiste. Wel moest er een goede voorraadbeheermodule in de in te voeren ERP software zitten. Ook de behoefte om op een IBM server te blijven werken, werd voor de selectie van mogelijke ERP leveranciers meegewogen. Leveranciers als Pantheon Automatisering, Afas, B-Informed en Agion (SAP Business One) kwamen in aanmerking voor een eerste longlistselectie. Software van Exact Nederland werd later toegevoegd.
Een paar maanden terug hebben we gekozen voor Microsoft Dynamics, de Trade+ variant. We hebben veel ERP pakketten ter beoordeling meegenomen en deze software sprong eruit wat betreft mogelijkheden. We hebben cursussen gehad en een vooronderzoek gedaan voor de implementatie. De leverancier is GAC Business Solutions.
Over GAC Business Solutions
GAC Business Solutions is een van origine Brabants IT-bedrijf dat al bestaat vanaf 1983. Met ruim 140 medewerkers bedient GAC klanten actief in diverse branches zoals de zakelijke dienstverlening (IT / Consultancy bedrijven/ accountantskantoren) groothandel (projecten en service) en productie (klantordergestuurd, toeleverende industrie, procesindustrie) en de kinderopvang. In 1997 koos GAC voor Microsoft Dynamics Navision als softwareplatform voor de diverse doelgroepen. Deze softwareleverancier is in staat om klanten op alle vlakken te voorzien van een passend Microsoft oplossing (Dynamics & SharePoint). GAC implementaties vindt u ook over de grenzen.
Microsoft Dynamics NAV Trade Online en Trade Enterprise
Microsoft ontwikkelt het ERP-systeem Dynamics NAV in de breedte. Dat levert een complete set functionaliteiten in één geïntegreerd systeem op. Softwareleverancier GAC vult dit systeem bijvoorbeeld aan met branchespecifieke Dynamics NAV implementaties voor productie, groothandel (Trade+ pakket), zakelijke dienstverlening en de kinderopvang. Groothandels die willen werken met Microsoft Dynamics NAV kunnen gebruik maken van de Trade Online en Trade Enterprise pakketten waar complete groothandelsfunctionaliteit in verwerkt is.
Verschillen tussen WMS en ERP software
Warehouse Management systemen (WMS) en Enterprise Resource Planning (ERP) systemen worden vaak met elkaar vergeleken. Het is door de overlapping van functionaliteit soms moeilijk om een helder onderscheid te maken. Daar komt nog eens bij dat veel ERP leverancier tegenwoordig ook bijna volwaardige WMS modules beschikbaar stellen bovenop hun kernfunctionaliteit (zoals bijvoorbeeld bij Microsoft Dynamics NAV). Hoewel veel ERP-leveranciers dus ook warehouse management mogelijkheden bieden, is het niet hetzelfde. In de kern zijn er een aantal verschillen aan te geven.
Warehouse Management Systeem (WMS)
Een Warehouse Management Systeem (WMS) wordt voornamelijk gebruikt om het verkeer, de opslag en de inventaris van een magazijn te beheren. Het systeem volgt de beweging van elk artikel, hoe het wordt verpakt, wanneer het is verzonden en ontvangen. De belangrijkste onderscheidende factor tussen ERP en WMS is dat WMS systemen de inventaris optimaliseren op basis van real-time informatie. Rapporten kunnen worden gegenereerd om de optimale locatie van elk item te bepalen op basis van historische gegevens en trends. Daarnaast zijn veel WMS systemen vaak ‘stand-alone’ systemen die misschien wel data kunnen leveren aan andere modules zoals financiële software of ERP software, maar die in principe los van deze systemen functioneren.
Enterprise Resource Planning (ERP)
Enterprise Resource Planning (ERP) software automatiseert bedrijfsprocessen in alle afdelingen van een bedrijf, waaronder boekhouding, voorraadbeheer en CRM. Het belangrijkste doel van ERP-software is om de stroom van informatie tussen alle functionele bedrijfsgebieden te vergemakkelijken, in wezen is dat de hoofdfunctie van een ERP systeem. Sommige ERP pakketten hebben veel van dezelfde mogelijkheden als WMS-software, zoals het bijhouden van de inventaris en verpakkingen, registreren wanneer artikelen verzonden maar in hoofdzaak is een ERP systeem niet primair ontworpen voor magazijnbeheer. ERP leveranciers beschikken soms wel over extra modules die volwaardige ‘real-time’ WMS mogelijk maken.
Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen informatieaanvrager en ERP softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.
Vraag ons software informatiepakket aan en ontvang gerichte informatie over ERP softwareleveranciers die aan uw specifieke softwarevraag voldoen. Ontvang reviews van gebruikers, introductievideo’s en onze handige checklist.
U krijgt rechtstreeks toegang tot ons selectiehulpplatform zodat u allerlei vragen kunt stellen aan de door u geselecteerde ERP leveranciers. Zo komt u tot een afgewogen beslissing en start u het selectieproces met voldoende kennis en achtergrondinformatie. De vervolgstappen bestaan onder meer uit het uitnodigen van diverse softwareleveranciers voor een gesprek en het bezoeken van de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum.