De overheid kent diverse adviesorganen en commissies die vaak een eerste selectie maken voor het toekennen van subsidieaanvragen. Ook op gemeentelijk niveau is het vaak zo georganiseerd, dat een subsidieaanvraag moet worden ingediend bij een speciaal orgaan dat erover gaat. Om al die aanvragen goed te kunnen behandelen is een Document Management Systeem geen onnodige luxe. Vaak gaat het om duizenden pagina’s informatie die moeten worden geregistreerd en opgeslagen. Eén van deze adviesorganen kwam nam in april 2015 contact op met het Nederlands Kenniscentrum. Men was op zoek naar een geschikt Document Management Systeem (DMS) dat niet al te duur maar toch flexibel was én complete functionaliteit kon bieden.
Essentiële DMS functionaliteit
Door de medewerkers van het desbetreffende adviesorgaan werd nog steeds gewoon op papier gewerkt. De externe adviseur die was aangetrokken om het DMS te selecteren, was al in gesprek geraakt met Databox, Alfresco en FileLinks. Dropbox vond de adviseur net wat te simpel, het moest mogelijk zijn om met diverse medewerkers in te loggen en een map te openen zodat verschillende opmerkingen van medewerkers collectief in één document konden worden gezet. De informatie in een document zou iedereen moeten kunnen lezen en mensen zouden vervolgens kunnen worden uitgenodigd voor een vergadering. Er zou daarna een rapport gemaakt worden en die gegevens moesten ook beveiligd kunnen worden. Het was ook belangrijk dat men gebruiksrechten kon toekennen binnen het DMS.
Advies van het Nederlands Kenniscentrum inzake mogelijke DMS configuraties
De uitgebreide functionaliteitswens in combinatie met de voorkeur voor een niet al te dure maar wel een flexibele documentenbeheeromgeving, zorgde ervoor dat het Nederlands Kenniscentrum twee softwareleveranciers voorselecteerde op basis van het wensenlijstje. Dit waren geen complete DMS systemen maar software die in combinatie met andere pakketten als een ‘document beheeromgeving’ zou kunnen worden ingezet. ABCrm is een CRM oplossing die goed aan verschillende andere oplossingen zou kunnen worden gekoppeld (bijvoorbeeld Office 365) en die ook voldoende mogelijkheden bood om bestanden en documenten gestructureerd op te slaan. Software van ABC E kan in combinatie met ondere andere Office 355 of Sharepoint worden gebruikt. Op basis van de ervaringen met het bestaande documentenbeheer van de gelieerde gemeente, werd uiteindelijk gekozen voor ‘Alfresco Document Management’ van ECM2.
Over Alfresco Document Management
Alfresco Document Management wordt aangeboden door ECM2. Het is een open source ‘Enterprise Content Management’-pakket (ECM) dat werd ontwikkeld door het Britse Alfresco in samenwerking met leden van de community. Het DMS is ooit opgericht door oud-werknemers van ‘Documentum’ en ‘Business Objects’, twee van de grootste leveranciers van gesloten ECM-software. Sinds de oprichting in 2005 is Alfresco uitgegroeid tot het meest gebruikte open source ECM-pakket ter wereld en wordt het DMS gezien als de belangrijkste concurrent voor de gesloten pakketten. Het grote voordeel, naast de vele koppelingsmogelijkheden met tal van andere systemen, is dat Alfresco modulair kan worden afgenomen. Voor € 199,- per maand beschikt men over de basismodule waarmee een ongelimiteerd aantal personen kunnen werken. Het verdienmodel van Alfresco is dus niet gebaseerd op het aantal gebruikers per maand en dat maakt dit DMS dan ook zeer aantrekkelijk voor grotere organisaties die willen beschikken over een flexibel en niet al te duur DMS pakket. Alfresco werkt in Nederland samen met diverse lokale partners die de software installeren bij klanten. Veiligheid en controle over content binnen de Alfresco omgeving wordt gewaarborgd met de door ECM2 geformuleerde ‘20/60/20 methode’: 20% van alle content blijft on-premise (lokaal opgeslagen), 60% van de content is tijdelijk in de cloud beschikbaar en 20% is permanent in de cloud beschikbaar.
Kiezen voor een ‘open source’ of gesloten DMS?
Bij een keuze tussen een open source of gesloten DMS (sourcecode niet openbaar) spelen vele overwegingen een rol. Vooral bij grotere (overheids)organisaties kan een gesloten DMS op basis van een vast bedrag per gebruiker per maand te duur worden geacht, vooral ook als men vergelijkbare functionaliteit treft bij open source oplossingen. Het nadeel van een open source systeem kan echter weer zijn dat wat betreft service en support men niet op de beste kwaliteit hoeft te rekenen. Gaat men in zee met een leverancier of implementatiepartner van een open source DMS, dan moet men zich afvragen welke kosten daaraan verbonden zijn, helemaal als men maatwerk wil laten ontwikkelen of nieuwe koppelingen met andere software of bestaande systemen.
Dit artikel is tot stand gekomen naar aanleiding van een succesvolle match tussen informatieaanvrager en DMS softwareaanbieder of ter illustratie van een naar tevredenheid afgerond selectieproces. Bij de publicatie van dit artikel is rekening gehouden met de belangen van beide partijen, reviews zijn daarom soms anoniem geschreven. Alleen als aanvragers daar toestemming voor geven, worden zij met naam en toenaam genoemd.
Vraag ons software informatiepakket aan en ontvang gerichte informatie over DMS softwareleveranciers die aan uw specifieke softwarevraag voldoen. Ontvang reviews van gebruikers, introductievideo’s en onze handige checklist.
U krijgt rechtstreeks toegang tot ons selectiehulpplatform zodat u allerlei vragen kunt stellen aan leveranciers. Zo komt u tot een afgewogen beslissing en start u het selectieproces met voldoende kennis en achtergrondinformatie. De vervolgstappen bestaan onder meer uit het uitnodigen van diverse softwareleveranciers voor een gesprek en het bezoeken van de Kennisdag van het Nederlands Kenniscentrum.